Cuando quieres imprimir un documento, el controlador de la impresora es el pequeño programa de software que le dice a tu ordenador cómo comunicarse con la impresora.
Te explicaremos qué es un controlador de impresora y por qué es importante, y también te mostraremos cómo encontrar y descargar los controladores para su modelo de impresora específico.
Cada impresora tiene su propio y único controlador de impresora, por lo que debes asegurarte de que tienes el correcto instalado en tu ordenador para que tus documentos se impriman correctamente.
Si tu impresora no funciona correctamente, una de las primeras cosas que debes comprobar es si tienes instalado el último controlador de impresora. Los fabricantes de impresoras lanzan nuevos controladores con regularidad para mejorar la compatibilidad con nuevos ordenadores y sistemas operativos, y para corregir los errores que puedan haberse encontrado en las versiones anteriores del controlador.
¿Qué es un controlador de impresora y por qué es importante?
El controlador de la impresora es un software que permite que el ordenador se comunique con la impresora.
Actúa como un interprete que traduce entre el “idioma” que utiliza el sistema operativo para enviar las ordenes de impresión y el lenguaje específico que utiliza cada impresora.
Por ejemplo, si tenemos instalada una impresora HP DeskJet 2720 en nuestro equipo con Windows 11, en el momento de enviar un documento a imprimir, el sistema operativo se comunicará con el driver de esta impresora usando las funciones internas de Windows. Y será esta pieza de software la que traduzca estas funciones al lenguaje HP PCL 3, que es el único que conoce este modelo concreto de impresora.
No existe un lenguaje un lenguaje universal que utilicen todas las impresoras, cada fabricante usa uno propio o paga a otro fabricante por usar las licencias de su lenguaje.
Además, el controlador de impresora conoce las características físicas de ese modelo específico, como tamaños de papel posibles, si es de color o blanco y negro, o si es capaz de imprimir a doble cara.
Los términos controlador de impresora y driver de impresora son equivalentes. El primer término es el correcto en español mientras que el segundo es el que utilizamos normalmente en jerga técnica. Aquí utilizaremos ambos indistintamente.
Si quieres saber todas las características de las impresoras y conocer todo sobre ellas, tienes este estupendo artículo donde te explicamos todo.
A la hora de elegir la impresora de oficina adecuada, el principal factor de ahorro es elegir el dispositivo correcto. Láser, tinta, con escáner, blanco y negro, color o fotográfica.
El controlador universal
Muchos fabricantes, además del controlador específico para cada modelo, ofrecen un driver universal para todos los modelos de su marca.
Tiene la ventaja de que no tienes que andar buscando el controlador específico para tu modelo, ya que el driver universal se encarga de hablar con la impresora y obtener de ella el modelo y sus características y por lo tanto podrá imprimir correctamente.
Y como inconvenientes, que suele ser más pesado en tamaño ya que tiene que incluir las especificaciones y lenguajes de todos los modelos. Y que al no ser gestionados por Windows tendrás que actualizarlo periódicamente reinstalándolo por tu cuenta.
¿Cómo puedo saber qué controlador de impresora es el adecuado para mi impresora?
Como comentaba antes, cada driver es específico de cada marca y cada modelo de impresora. No son intercambiables.
Antes, habitualmente el controlador de la impresora solía estar incluido en un CD que venía con la impresora cuando la comprabas, pero esto es cada vez menos habitual, por no decir que lo verás muy rara vez.
Lo normal en Windows es dejar que el sistema operativo la detecte e instale automáticamente el controlador.
También puedes encontrar los controladores en el sitio web del fabricante. Normalmente en el menú de soporte encontraras un asistente que te guiará hasta el enlace de descarga de los drivers y manuales específicos de tu modelo de impresora.
¿Dónde puedo encontrar controladores de impresora para mi modelo específico?
Te dejo enlaces para las páginas de soporte y descarga de los principales fabricantes de impresoras, por orden alfabético.
Si escogiste que Windows instalara su driver y ves que te funciona correctamente, como es habitual, simplemente deja que Windows Update se encargue automáticamente de actualizarlo cuando salga una versión nueva.
Si no, te tocará cada cierto tiempo, descargar el driver nuevo desde la web del fabricante y reinstalarlo. En general solo tendrás que hacer esto si sabes que el controlador esta expuesto a alguna vulnerabilidad o ves que después de una actualización de Windows te encuentras con problemas. Ya que es posible que las sucesivas actualizaciones del sistema operativo incorporen nuevas funcionalidades que requieran actualizar el controlador de la impresora.
La aplicación de recorte de pantalla estándar de Windows 10 para capturar pantallas es Recorte y anotación. Te mostraré cuatro métodos de ejecutarla y cómo utilizarla.
Es una aplicación sencilla, pero que resuelve la mayoría de las necesidades que nos podemos encontrar.
Cómo iniciar Recorte y anotación
Tenemos cuatro formas de iniciarla. Según nos convenga utilizaremos una u otra. Vamos a verlas:
Asignándola a la tecla de Imprimir Pantalla
La opción más versátil.
Por defecto, la tecla Imprimir Pantalla (en el teclado como Imp Pt) está asignada a su función tradicional, que, en la pulsación simple, es copiar al portapapeles el contenido completo de la pantalla.
Pero podemos cambiar ese comportamiento para que en su lugar nos abra el programa Recorte y anotación.
Esto lo podemos hacer en la configuración de Windows 10. Para ello pulsamos en el menú Inicio y posteriormente en el icono del engranaje Configuración.
Vamos a Accesibilidad y en el menú lateral escogemos la opción Teclado y en las opciones de teclado que nos muestra veremos que una de ellas es “Acceso directo para imprimir pantalla”.
La activamos y a partir de ese momento cada vez que pulsemos la tecla <Impr Pant>, nos ejecutará la utilidad de recortes.
Desde el área de notificaciones
El “Centro de actividades” o “área de notificaciones” ofrece, además de avisos, acceso rápido a diversas aplicaciones.
Uno de esos accesos es el de Recorte de pantalla.
Mediante combinación de teclas
Con la combinación de teclas siguiente: la que tiene el icono del logotipo de Windows + la tecla de mayúsculas (la que tiene la flecha ancha hacia arriba) + la tecla de la letra s
Con las dos primeras presionadas, pulsamos la tecla s.
Esto nos abrirá la utilidad de recortes.
Abriéndola desde el menú Inicio
Puesto que es una aplicación más de las que incorpora Windows 10, la podemos encontrar con el resto de las aplicaciones del sistema operativo.
Pulsando sobre el icono de Windows en la parte inferior izquierda de la pantalla la encontraremos en el grupo correspondiente por orden alfabético.
Cómo usar Recorte y anotación
Cómo crear un recorte de pantalla
Al iniciar la aplicación nos ofrece cuatro iconos con las funciones de izquierda a derecha:
Recorte rectangular: Con esta opción podemos hacer un recorte del tamaño y posición que deseemos, pero de forma rectangular.
Recorte de forma libre: La forma del recorte será la que deseemos, tan sólo tenemos que recortarla utilizando el ratón. La utilidad nos guiará para crear una forma cerrada.
Recorte de ventana: Nos creará un recorte con la ventana que seleccionemos con el ratón
Recorte de pantalla completa: El recorte creado será de toda la pantalla.
Cómo editar un recorte de pantalla
Una vez creado el recorte, éste se cargará en la pantalla de edición, donde podremos:
Crear trazos seleccionando el color y el grosor con las herramientas:
Bolígrafo
Lápiz
Marcador de resaltado
Borrar zonas con el borrador
Utilizar la regla para hacer mediciones
Utilizar la herramienta recorte para seleccionar tan sólo una parte de la captura de pantalla y ajustar más el resultado.
Una vez finalizado el trabajo, el resultado lo podemos copiar al portapapeles para después pegarlo en otro programa, compartirlo mediante otras aplicaciones como email, imprimirlo o guardarlo en los formatos JPG, PNG o GIF.
En el navegador Edge, se abrirá con la funcionalidad de capturar una área o la página completa.
Como ves, es una herramienta bastante completa y una forma de hacer una captura de pantalla gratis, ya que viene incluida en el sistema operativo.
Como siempre, me despido por hoy, esperando que os haya gustado y sobre todo que os sea de utilidad.
Es posible que hayas leído o te hayan comentado que Microsoft Office 2019 o anterior son las versiones de escritorio, mientras que Office 365 o Microsoft 365 son las versiones cloud o en la nube de la misma suite de ofimática. No es cierto y te explico a continuación que son diferentes soluciones con características distintas, aunque algunos de sus componentes son compartidos.
Sin Microsoft 365
¿Qué diferencias hay entre Office 365 y Microsoft 365?
La respuesta corta: Ninguna.
A mediados de 2020 Microsoft cambió la denominación del producto Office 365 a Microsoft 365.
De la misma manera los planes que lo componen también cambiaron de denominación, siendo las nuevas denominaciones equivalentes a las antiguas.
¿Qué diferencias hay entre Microsoft 365 y Office 2019?
Cómo indicaba anteriormente, son dos conceptos distintos:
Microsoft 365 es un servicio que incluye productos, soporte y actualizaciones. Se divide en planes con distintas combinaciones de estos elementos, pero en todo caso el soporte, el uso o la actualización a nuevas versiones y funcionalidades son permanentes mientras se page la cuota, que será mensual o anual, según se elija.
Office 2019 es un producto en sí, del que se adquiere la licencia de uso. No incluye soporte y las actualizaciones están limitadas al ciclo de vida del producto. Puedes consultarlo aquí.
Aunque hubo dudas sobre si llegarían nuevas versiones de Office después de la versión 2019, en el momento de escribir este post está anunciada para el segundo semestre de 2021 la salida de una nueva versión Microsoft Office 2021, pero la tendencia es a que quede en un mercado marginal y limitado a aquellos que no quieran o por alguna razón no puedan decantarse por la solución como servicio.
Entonces, ¿Qué es Microsoft 365?
Desde el punto de vista de las PyMEs y autónomos, los planes que se nos ofrecen van desde los adecuados para usuarios con gran dependencia de la movilidad, como puedan ser los que realizan tareas comerciales y necesiten aplicaciones como Excel, Word o correo electrónico corporativo, pero accesible desde cualquier dispositivo o ubicación, a personas que tengan necesidad de que las aplicaciones se ejecuten en su ordenador con correo corporativo o sin él y almacenamiento en OneDrive.
Encontraremos planes en los que todas las funcionalidades son online, otros que incluyen sólo el uso de aplicaciones de escritorio y otros con distintas combinaciones de aplicaciones online y de escritorio con cuenta de correo electrónico de Exchange Online o sin ella.
¿Qué es Exchange Online?
Es un producto de Microsoft alojado en la nube que incluye un buzón donde se almacenan los contactos, calendarios, tareas y las carpetas de correo.
Cuando digo las carpetas de correo, quiero decir todas las carpetas de correo: Bandeja de entrada, Elementos enviados y toda la estructura de subcarpetas que hayamos creado según nuestro criterio.
Y todos esos datos los podremos usar y trabajar desde cualquier dispositivo: PC Windows, teléfono móvil o Tablet Android e IOS o en equipos Mac.
Desde Outlook para PC (Si nuestro plan lo incluye) o en cualquier plan que incluya Exchange Online, desde cualquier navegador usando sus versiones web o en las apps para Android o IOS.
Incluye también un filtrado muy efectivo de malware y de spam.
Seguridad en Microsoft 365
Hay que resaltar que tanto los archivos que estén almacenados en OneDrive como los buzones de correo se almacenan encriptados en los datacenters de Microsoft dentro del área de contratación. En el caso de España, eso quiere decir que se alojan en centros de datos dentro de la Unión Europea y por lo tanto cumplen con la ley de protección de datos.
Aunque cada vez es menos habitual utilizar discos DVD, todavía, en ocasiones nos encontramos con la necesidad de tener que utilizarlos.
Os mostramos cómo grabar una imagen ISO en un disco DVD utilizando una grabadora de DVD, ya sea que ésta se encuentre incorporada en el ordenador o porque usemos un grabador DVD externo.
Si nunca has utilizado un dispositivo de este tipo o no tienes claro cómo conectarlo, te lo explicamos y si ya lo tienes claro, te puedes saltar este apartado e ir al siguiente.
Cómo conectar un grabador DVD externo
Lo más habitual es que sea un grabador DVD externo USB 3.0, aunque todavía quedan en el mercado unidades con conexiones USB 2.0.
Para nuestro caso es igual, la USB 2.0 tardará un poco más en grabar el disco, que la USB 3.0, pero lo hará correctamente.
Las unidades de reproductor DVD o grabador DVD externas se conectan igual que cualquier otro dispositivo USB y son reconocidas por Windows instantáneamente como unidades DVD sin necesidad de realizar ninguna configuración.
Tampoco necesitan de alimentación externa, ya que la propia que le proporciona la señal USB es suficiente para su funcionamiento.
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Grabar una imagen ISO en un disco DVD en Windows 10
No es necesario utilizar programas externos para esta tarea, ya que Windows incorpora las herramientas necesarias para esta tarea.
El proceso es tan sencillo como pulsar con el botón derecho del ratón sobre el nombre del archivo que contiene nuestra imagen ISO y en el menú contextual que aparece elegir la opción “Grabar imagen de disco”.
Se nos abrirá una ventana donde seleccionamos como unidad, el grabador DVD que tengamos instalado o el que hayamos conectado externo.
Tan solo tenemos que marcar si queremos verificar o no la grabación y pulsar sobre el botón “Grabar”.
Discos Regrabables DVD-RW
Esta utilidad de Windows 10 y Windows 11 gestiona discos DVD-R, es decir discos que sólo se graban una vez y no se pueden borrar.
Pero en el mercado existe otro tipo de discos, DVD-RW, que se pueden borrar y volver a grabar nuevamente. Para borrarlos y reutilizarlos, necesitaremos recurrir a software externo.
Para el uso más habitual a la hora de grabar una imagen ISO en un DVD, es más que suficiente la herramienta incorporada en Windows, por lo general no necesitaremos instalar nada nuevo.
Seguramente has visto que tu programa de correo electrónico te ofrece la posibilidad de ambas configuraciones o bien tu proveedor de servicios de email en la documentación que te facilita hace referencia a POP3 e IMAP y te preguntas cual elegir y cual te conviene más. Vamos a explicarlo evitando los términos técnicos en la medida de lo posible.
POP3 e IMAP son métodos (protocolos) con los que se comunica un programa de correo (cliente de email) con tu buzón de correo electrónico, de manera que puedas acceder y abrir los emails que hayas recibido.
Es importante tener en cuenta que no es necesario elegir entre uno u otro y que podemos configurar un dispositivo con un sistema y a la vez otro dispositivo con el otro protocolo.
Por ejemplo, aunque luego ampliaremos esto, un programa de correo, como Outlook, lo podemos configurar para recoger el correo por POP3 y la aplicación de correo del teléfono móvil para consultar los emails recibidos por IMAP. Esta es una configuración muy habitual.
Veamos las características de cada uno de ellos:
El protocolo POP3
Si pensamos en el buzón de nuestro correo electrónico como si fuera el buzón que tenemos en casa para el correo físico o correo postal, el protocolo POP3 funciona de la misma manera.
Abrimos el buzón con nuestra llave que en el caso de POP3 ésta la conformarán nuestro usuario y contraseña de acceso a la cuenta de email.
Recogemos el correo y dejamos vacío el buzón.
Mediante POP3 hacemos la misma tarea, accedemos al buzón del correo electrónico, recogemos los correos que hayan llegado y a continuación los tenemos disponibles para su lectura en nuestra aplicación de correo como Outlook, Thunderbird o la aplicación gratuita que viene incorporada en Windows 10: Correo.
A diferencia del correo postal de papel, cuando configuramos la aplicación de correo que vayamos a usar, podemos elegir si vaciamos el buzón o conservamos los correos ya recogidos durante un periodo de tiempo determinado en el buzón. Estos correos los marcará la aplicación como ya recogidos y no los volverá a descargar.
Si habitualmente accedemos al email desde un PC y vamos a visualizarlos también desde otro dispositivo, como el teléfono móvil, podemos configurarlo para que mantenga los últimos correos unos días y tengamos esos correos disponibles desde el teléfono móvil o una tablet.
Teniendo en cuenta que nuestro proveedor de servicios de correo electrónico, quien no proporciona los buzones, permite un tamaño máximo de ocupación de los mismos, tendremos que jugar con el espacio que nos proporcione, el numero de emails que recibamos y el tamaño de los mismos para ajustar el número máximo de días que podemos mantener los correos recibidos.
Veamos cómo utilizamos los dispositivos móviles para consultar el correo electrónico.
El protocolo IMAP
Este método de acceso al buzón de correo electrónico nos permite abrir los emails directamente desde él, sin descargarlos.
Los correos nos se borrarán hasta que lo hagamos manualmente.
IMAP crea una estructura de carpetas en el buzón para los correos enviados y eliminados y el usuario puede crear también las carpetas que crea oportuno. Pero esta estructura de carpetas no se descarga por POP3 ni está relacionada en forma alguna con la estructura de carpetas que hayamos creado en nuestra aplicación de PC, como Outlook o Correo de Windows 10.
Podemos configurar este sistema de recogida no sólo en aplicaciones de dispositivos móviles sino también en cualquier aplicación de correo de Windows o Mac, pero debemos tener en cuenta que al no vaciar el buzón este puede llenarse rápidamente.
¿Qué es mejor POP3 o IMAP?
POP3 es el protocolo adecuado para recoger el correo y gestionar éste en una aplicación de escritorio, e IMAP es el adecuado para consultar el correo desde dispositivos en los que no vayamos a gestionar el correo ni almacenarlo.
Con el transcurso del tiempo, habitualmente años, el correo recibido alcanza un volumen importante. Mucho más que el que nos permite almacenar cualquier proveedor de correo, por lo que es necesario descargarlo por POP3 y gestionarlo en una aplicación como Outlook de Microsoft o la gratuita Thunderbird.
Pero ocasionalmente necesitaremos consultar los correos recibidos desde un teléfono o una tablet y ahí es donde reside fundamentalmente la utilidad de IMAP. No es la única aplicación que tiene, pero sí la más habitual.
¿Y si necesito acceder a todas las carpetas de mi correo, calendario y contactos?
El presupuesto es un documento comercial que utilizamos para comunicar a un cliente o a un cliente potencial una estimación de coste de productos y servicios.
Para elaborar un presupuesto correctamente, este debe contener:
Tus datos legales y el nombre comercial
Los datos del cliente
La fecha del documento
Los productos y los servicios que se prestan o se van a entregar
El IVA que se aplica a cada uno de ellos
El importe de cada producto o servicio
La forma de pago
El tiempo de validez del presupuesto
Adicionalmente deberías indicar:
En qué condiciones se presta el servicio
Como se entregan o recogen los productos
Las condiciones legales
Qué está incluido y qué no lo está.
Todo esto, naturalmente debes presentarlo de la manera más elegante posible. Ten en cuenta que el cliente necesita confiar en tí como comercial y en tu negocio o empresa, y entre muchos otros aspectos, valorará lo elaborado que sea el documento que entregues.
Además, hay otra información interna que se debería asocial al documento y que tú, no el cliente, como vendedor o vendedora debes conocer por el bien de la venta y que desarrollaremos mas abajo.
Diferencia entre un presupuesto y una factura proforma
Una duda habitual es qué diferencia hay entre una factura proforma, un presupuesto y la validez legal de ambos.
En ambos documentos el compromiso legal de venta y de compra en las condiciones del documento se crea en el momento de la firma, no antes.
Una factura proforma se diferencia de un presupuesto en:
Debe indicar claramente en el documento el texto: Factura proforma
Contendrá todos los datos legales que se incluyen en una factura, en cuanto a importes, conceptos, datos fiscales del vendedor y del comprador y los importes de los impuestos que se aplican.
Número de documento
Básicamente, una factura proforma es un adelanto de cómo quedará la factura final una vez que se emita, por lo demás es idéntica al presupuesto.
Qué debe contener un presupuesto
Cómo decíamos antes, además de la información que entregamos al cliente hay otros datos que nosotros como prestadores de servicios o productos debemos conocer.
Una venta es un intercambio de trabajo que produce un beneficio para ambas partes.
Nuestro cliente ha trabajado para obtener el dinero con el que pagar nuestro trabajo y este debe reportarle el beneficio que espera y nosotros de igual manera obtendremos un beneficio de la operación.
De esta manera, tendremos que conocer:
Los costes de cada producto y por lo tanto el beneficio unitario de la venta
Una vez que conozcamos nuestro coste hora y las horas de trabajo que emplearemos en la prestación del servicio que ofertemos, de igual manera el beneficio de cada tarea que prestemos.
El estado en el que está la oferta: si está presentado el presupuesto, si está aceptado o si hay que rehacerlo.
Los pasos que hemos dado en nuestra negociación con el cliente y cualquier información que consideremos relevante en el futuro.
Con todo esto obtendremos el beneficio de la oferta. Adicionalmente tendremos que tener en cuenta todos nuestros costes, incluido el tiempo y los medios que hayamos necesitado para su elaboración, así como los costes derivados de la gestión y del servicio postventa si se aplicara.
Debes tener en cuenta toda esta información de costes si no quieres que la operación te salga a pérdida.
Porqué debemos utilizar un ERP o un programa de facturación para la elaboración de un presupuesto
Cómo hemos visto, para gestionar correctamente una venta es necesario disponer de mucha información, tanto de costes de compra como de precios de venta y tiempo invertido.
Un ERP o en su defecto un programa de facturación nos gestiona todos estos datos y nos facilita el circuito de ventas.
Los datos del cliente los tendremos almacenados para el futuro con sus descuentos y tarifas que se le apliquen
La gestión de productos con sus precios de coste, precios de venta, proveedores, stock, etc.
La gestión de todos los documentos, en este caso presupuestos, que se hayan realizado, con las consultas por cliente, producto, estado, etc.
Traspaso de presupuestos, una vez acepados, a pedido de cliente, albarán o factura sin necesidad de volver a crearlos.
Hacer análisis de ventas por cliente, producto, familias, ofertas o periodos.
Toda esta información es prácticamente imposible conocerla desde documentos creados con un tratamiento de textos o una hoja de cálculo.
Desde luego, cuando estamos comenzando un negocio Excel o Word será nuestra elección. Pero con un poco de suerte y mucho trabajo el negocio prospera y entonces necesitaremos la información de los análisis y la organización de la gestión que proporciona un ERP o un programa de facturación.
