Cómo hacer un presupuesto

14,Sep,21 | Gestión de Negocio | 0 Comentarios

El presupuesto es un documento comercial que utilizamos para comunicar a un cliente o a un cliente potencial una estimación de coste de productos y servicios.

Para elaborar un presupuesto correctamente, este debe contener:

  • Tus datos legales y el nombre comercial
  • Los datos del cliente
  • La fecha del documento
  • Los productos y los servicios que se prestan o se van a entregar
  • El IVA que se aplica a cada uno de ellos
  • El importe de cada producto o servicio
  • La forma de pago
  • El tiempo de validez del presupuesto

Adicionalmente deberías indicar:

  • En qué condiciones se presta el servicio
  • Como se entregan o recogen los productos
  • Las condiciones legales
  • Qué está incluido y qué no lo está.
Presupuesto

Todo esto, naturalmente debes presentarlo de la manera más elegante posible. Ten en cuenta que el cliente necesita confiar en tí como comercial y en tu negocio o empresa, y entre muchos otros aspectos, valorará lo elaborado que sea el documento que entregues.

Además, hay otra información interna que se debería asocial al documento y que tú, no el cliente, como vendedor o vendedora debes conocer por el bien de la venta y que desarrollaremos mas abajo.

Diferencia entre un presupuesto y una factura proforma

Una duda habitual es qué diferencia hay entre una factura proforma, un presupuesto y la validez legal de ambos.

En ambos documentos el compromiso legal de venta y de compra en las condiciones del documento se crea en el momento de la firma, no antes.

Una factura proforma se diferencia de un presupuesto en:

  • Debe indicar claramente en el documento el texto: Factura proforma
  • Contendrá todos los datos legales que se incluyen en una factura, en cuanto a importes, conceptos, datos fiscales del vendedor y del comprador y los importes de los impuestos que se aplican.
  • Número de documento

Básicamente, una factura proforma es un adelanto de cómo quedará la factura final una vez que se emita, por lo demás es idéntica al presupuesto.

Qué debe contener un presupuesto

Cómo decíamos antes, además de la información que entregamos al cliente hay otros datos que nosotros como prestadores de servicios o productos debemos conocer.

Una venta es un intercambio de trabajo que produce un beneficio para ambas partes.

Nuestro cliente ha trabajado para obtener el dinero con el que pagar nuestro trabajo y este debe reportarle el beneficio que espera y nosotros de igual manera obtendremos un beneficio de la operación.

De esta manera, tendremos que conocer:

  • Los costes de cada producto y por lo tanto el beneficio unitario de la venta
  • Una vez que conozcamos nuestro coste hora y las horas de trabajo que emplearemos en la prestación del servicio que ofertemos, de igual manera el beneficio de cada tarea que prestemos.
  • El estado en el que está la oferta: si está presentado el presupuesto, si está aceptado o si hay que rehacerlo.
  • Los pasos que hemos dado en nuestra negociación con el cliente y cualquier información que consideremos relevante en el futuro.

Con todo esto obtendremos el beneficio de la oferta. Adicionalmente tendremos que tener en cuenta todos nuestros costes, incluido el tiempo y los medios que hayamos necesitado para su elaboración, así como los costes derivados de la gestión y del servicio postventa si se aplicara.

Debes tener en cuenta toda esta información de costes si no quieres que la operación te salga a pérdida.

Porqué debemos utilizar un ERP o un programa de facturación para la elaboración de un presupuesto

Cómo hemos visto, para gestionar correctamente una venta es necesario disponer de mucha información, tanto de costes de compra como de precios de venta y tiempo invertido.

Un ERP o en su defecto un programa de facturación nos gestiona todos estos datos y nos facilita el circuito de ventas.

  • Los datos del cliente los tendremos almacenados para el futuro con sus descuentos y tarifas que se le apliquen
  • La gestión de productos con sus precios de coste, precios de venta, proveedores, stock, etc.
  • La gestión de todos los documentos, en este caso presupuestos, que se hayan realizado, con las consultas por cliente, producto, estado, etc.
  • Traspaso de presupuestos, una vez acepados, a pedido de cliente, albarán o factura sin necesidad de volver a crearlos.
  • Hacer análisis de ventas por cliente, producto, familias, ofertas o periodos.

Toda esta información es prácticamente imposible conocerla desde documentos creados con un tratamiento de textos o una hoja de cálculo.

Desde luego, cuando estamos comenzando un negocio Excel o Word será nuestra elección. Pero con un poco de suerte y mucho trabajo el negocio prospera y entonces necesitaremos la información de los análisis y la organización de la gestión que proporciona un ERP o un programa de facturación.

El presupuesto es un documento comercial que utilizamos para comunicar a un cliente o a un cliente potencial una estimación de coste de productos y servicios. Para elaborar un presupuesto correctamente, este debe contener: Tus datos legales y el nombre comercial Los datos del cliente La fecha del documento Los productos y los servicios que […]

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