Guía paso a paso para abrir la configuración en Windows 11 y Windows 10
Pasos para abrir la configuración en Windows 11
Aprender a abrir la configuración en Windows 11 es esencial para cualquiera que use el sistema operativo. Este artículo proporcionará instrucciones paso a paso sobre cómo abrir la configuración en Windows 11 y en Windows 10.
Acceder a esta configuración es imprescindible para realizar acciones como personalizar el escritorio, configurar preferencias de seguridad y privacidad, y la configuración de hardware.
Siguiendo estos pasos, puedes asegurarte de que tu PC esté configurado de acuerdo con tus necesidades.
Desde el menú Inicio
Desde el menú Inicio, tienes dos maneras de acceder a las opciones de configuración, tanto en Windows 10 como en Windows 11.
Escribiendo el nombre del apartado de Configuración.
Abre el menú Inicio, luego escribe “configuración“.
Presiona Enter cuando veas que Configuración aparece en los resultados. No te importe si no ves ningún sitio donde escribir, simplemente teclea con el menú abierto.
Veras que te aparece una línea con la opción de Configuración. Pulsa sobre ella y ya está.
Pulsando sobre el icono de Configuración.
En Windows 10 encontrarás un icono con forma de un engranaje en el lateral izquierdo del menú Inicio. Pulsa sobre él para acceder a la configuración.
En Windows 11 verás un icono con la misma forma, pero en la parte superior izquierda del menú Inicio.
Desde la ventana de Ejecutar
La ventana Ejecutar es una excelente herramienta para acceder rápidamente a configuraciones y programas en Windows 11. Si no conoces la forma de abrirla te lo explicamos en el artículo Cómo abrir la ventana Ejecutar.
Esta forma te permite abrir la aplicación Configuración de Windows 11 o Windows 10 en solo unos pocos pasos.
Una vez en la ventana Ejecutar, teclea el comando ms-settings en la ventana Ejecutar y podrás acceder rápidamente a la página de configuración.
Con combinación de teclas
Windows 11 tiene muchas funciones a las que se puede acceder y configurar con la ayuda de combinaciones de teclas.
Una de estas combinaciones de teclas es WIN + I, que te permite abrir la ventana de configuración.
Esta ventana de configuración brinda acceso a una variedad de configuraciones, como opciones de visualización, configuraciones del sistema y más.
El uso de esta combinación de teclas es una forma rápida y fácil de acceder a las opciones de configuración de Windows 11. Le ahorra tiempo en comparación con navegar por los menús o buscar configuraciones específicas en el Panel de control. Al usar esta combinación de teclas, puede realizar cambios rápidamente en su sistema Windows 11 sin tener que buscar en los menús o buscar en varias capas de configuraciones.
Si tu ordenador va más lento de lo habitual, puede que sea el momento de desfragmentar el disco duro. No te preocupes, no es tan complicado como parece.
Te guiaremos por el proceso de desfragmentación del disco duro en Windows 10.
Al final, serás capaz de hacer que tu ordenador vuelva a funcionar a pleno rendimiento en poco tiempo.
Desfragmentar HDD en Windows 10 y Windows 11
¿Qué es la desfragmentación y por qué hay que hacerla?
Antes que nada, un poco de teoría básica. Si ya la conoces te la puedes saltar.
Pero es conveniente conocerla para entender el proceso.
La fragmentación de archivos
Los archivos se almacenan en los discos duros en sectores de un tamaño fijo que actualmente suele ser de 4096 bytes. Este es el tamaño mínimo que ocupa cualquier información que se almacene y también las porciones en las que se divide y almacena cada archivo.
Esto quiere decir que si un archivo ocupa 24.576 bytes (es lo que ocupa realmente la primera hoja de cálculo que he visto en mi disco duro), se almacenará en 6 sectores de 4.096 bytes en el disco.
En un disco recién formateado, se almacenarán secuencialmente. Pero cuando borras un archivo, los sectores que ocupaba se quedan libres para usarlos nuevamente.
En el ejemplo anterior, si borramos la hoja de cálculo que ocupa 6 sectores y a continuación almacenamos un archivo que ocupe 10 sectores, Windows usará los primeros 6 sectores y los cuatro restantes los almacenará en los cuatro primeros sectores que encuentre libres, estén contiguos o no.
En este caso, decimos que ese archivo está fragmentado.
Si el disco es mecánico o lo que es lo mismo, un disco HDD, es conveniente realizarlo cuando el disco ya tiene un tiempo de uso y se han borrado archivos y se han creado nuevos o copiado archivos.
Si el disco es SDD, no es necesario realizarlo, aunque si lo haces no ocurrirá nada malo. No dañaras nada.
Cómo desfragmentar el disco duro en Windows 10 y Windows 11
Windows 10 viene con una herramienta incorporada para desfragmentar el disco duro, pero no todos los usuarios saben cómo utilizarla.
Afortunadamente, desfragmentar el disco duro en Windows 10 es un proceso sencillo que se puede realizar en cuestión de minutos.
Sigue los pasos a continuación para desfragmentar el disco duro en Windows 10.
Haz clic en Inicio y luego busca “Desfragmentar y optimizar unidades”. También puedes encontrar esta herramienta haciendo clic derecho en el icono del Disco local C: y seleccionando “Optimizar”.
Haz clic en la unidad de disco que deseas desfragmentar y luego haz clic en “Optimizar”.
En la ventana que aparece, verás un botón que dice “Desfragmentar Disco”. Haz clic en este botón para iniciar el proceso de desfragmentación.
El proceso de desfragmentación puede tardar varios minutos, por lo que es posible que debas esperar un poco.
Una vez finalizado, la desfragmentación del disco duro se habrá completado con éxito y podrás disfrutar de un mejor rendimiento del sistema operativo.
Las ventajas de desfragmentar regularmente el disco duro
Hay muchas ventajas para desfragmentar regularmente tu disco duro.
En primer lugar, la desfragmentación aumenta el rendimiento del sistema al reorganizar el espacio en el disco duro y hacer que los archivos se carguen más rápidamente.
También reduce el tiempo que se tarda en guardar archivos grandes ya que hay menos datos que desplazar.
La desfragmentación también puede solucionar problemas de espacio en disco duro, ya que compacta los archivos para que ocupen menos espacio.
Por último, la desfragmentación puede ayudar a evitar problemas de latencia en las aplicaciones debido a la fragmentación del disco duro.
Consejos para mantener tu ordenador en buen estado y evitar la fragmentación en el futuro
Si eres como la mayoría de las personas, probablemente utilizas tu ordenador para una amplia variedad de tareas, desde el trabajo hasta el entretenimiento.
Sin embargo, puede ser fácil descuidar la salud de nuestros PCs, lo que puede conducir a problemas de rendimiento y, en última instancia, a la fragmentación del disco duro.
Afortunadamente, hay algunos pasos sencillos que podemos seguir para mantener nuestros ordenadores en buen estado y evitar la fragmentación en el futuro
En primer lugar, es importante mantener nuestro sistema operativo actualizado. Las nuevas actualizaciones no sólo proporcionan mejoras de seguridad y rendimiento, sino que también pueden corregir errores y mejorar la compatibilidad con los programas y dispositivos más nuevos.
En segundo lugar, es vital desfragmentar el disco duro de nuestro ordenador regularmente. La desfragmentación reordena los archivos almacenados en el disco duro para que estén contiguos, lo que permite un acceso más rápido y un rendimiento general mejorado. Windows 10 ya tiene un desfragmentador incorporado, por lo que no necesitas descargar ningún software adicional.
Por último, debemos asegurarnos de liberar espacio en disco regularmente borrando archivos temporales y desinstalando programas que ya no usamos. Al mantener nuestros PC limpios y libres de desfragmentación, podemos ayudar a garantizar un rendimiento óptimo y evitar problemas en el futuro.
ERP es un acrónimo de planificación de recursos empresariales, y es un tipo de software que las empresas utilizan para gestionar sus operaciones comerciales. Coloquialmente los conocemos cómo programas de gestión integrada.
Los sistemas ERP pueden ayudar a las empresas a controlar los niveles de inventario, los datos de ventas y otra información importante. Además, los sistemas ERP a menudo pueden automatizar ciertos procesos empresariales, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y ahorro de costes.
Si te preguntas qué es un ERP y te digo que un sistema ERP significa Enterprise Resource Planning o dicho en español, Planificación de los Recursos de la Empresa, probablemente te quedes con los ojos como platos y me digas que la definición es perfectamente válida pero que no te dice nada.
Y efectivamente, al menos desde mi punto de vista, no aporta nada.
Pero si te digo que un ERP es el software de gestión que te permite saber cuando compras un producto para venderlo: a quién se lo has comprado, cuanto te ha costado, donde está almacenado, cuantas unidades más de ese producto tienes en el almacén.
Y saber cuándo lo vendes: a quién se lo has vendido, por cuánto, cómo se lo has entregado y en qué ruta.
También conocer en qué documento has generado la factura de venta y si la has contabilizado.
Que al final sabrás todos los costes asociados a esa venta y por lo tanto el beneficio real y además podrás calcular los impuestos correspondientes.
Si te digo que eso es lo que hace un ERP y que todos esos procesos están integrados dentro del mismo programa de gestión, entonces ya cobra sentido.
Qué 7 ventajas aporta un ERP
Vamos a intentar exponer de manera ordenada qué ventajas nos aporta disponer de un sistema ERP.
Información global del negocio.
Ya que todos los procesos de negocio y todas las áreas están integradas y relacionadas, la información que podemos extraer de la aplicación como hojas de cálculo, listados, gráficos, estadísticas, etc. las deberíamos poder relacionar como deseemos, de manera que se puedan tomar las decisiones empresariales adecuadas.
Trazabilidad de cada aspecto de la gestión.
Debemos poder hacer un seguimiento de, por ejemplo, en una factura de venta, de qué albarán provino, a su vez de qué oferta o presupuesto, a quien se le compró el material y cuándo, etc. Más si hablamos de productos que se encuentren referenciados de manera individual, como puedan ser elementos con número de serie o lotes y fechas de caducidad.
Continuidad en la gestión.
Lo habitual y lo normal es que podamos traspasar un tipo de documento a otro directamente, como podría ser pasar pedidos de compra a albaranes y a su vez a la factura de compra que corresponda, sin tener que volver a teclear cada uno de los documentos, con el consiguiente ahorro de tiempo.
Módulos adicionales.
Suele componerse de distintos módulos que añaden funcionalidades adicionales al programa básico, como puede ser un módulo CRM, módulos de producción (gestión de procesos de fabricación), enlaces a Ecommerce, etc.
Infraestructura informática común.
Habitualmente los datos suelen estar unificados en una única base de datos y ello permite una mejor y mas segura gestión de la información tanto a nivel de copias de seguridad como de la infraestructura de hardware necesaria.
Al estar unificada, es mas fácil poder escalarla cuando sea necesario o migrarla a un hardware más potente o a infraestructuras basadas en la nube como puede ser Azure de Microsoft.
Control y seguridad de usuarios.
Al menos yo no conozco ningún ERP que no lleve una gestión de usuarios y los correspondientes permisos de a qué zonas de la aplicación pueden acceder y a cuáles no. Y qué se les permite hacer dentro de cada área.
Establecer flujos de trabajo y automatizar procedimientos.
Estrictamente hablando, no es obligatorio que un ERP incluya estas opciones, aunque en distinta medida, son habituales en este tipo de aplicaciones. Permite definir la obligatoriedad de seguir un camino determinado a la hora de realizar ciertas tareas, como que un proceso de ventas sólo se pueda realizar habiendo pasado por un camino concreto. Como puede ser una oferta, un pedido de cliente, un albarán, una factura y que no pueda realizarse un documento sin haber realizado el documento previo.
También es habitual el que ciertos procesos, como facturar albaranes o generar recibos, se puedan hacer automáticamente según un esquema previamente programado.
Resumen.
Los ERP incluyen una gran variedad de opciones que cubren la mayoría de las peculiaridades de cada negocio y ello permite que sea el software de gestión el que se adapte al funcionamiento del negocio y no al contrario, como en algunas ocasiones en las que tiene que ser el negocio el que se adapte a al programa de gestión.
Sacarle el máximo partido a esa potencia, en muchas ocasiones requiere encargar a profesionales expertos en cada ERP concreto de cada fabricante la adaptación de éste a cada negocio. En principio puede parecer un gasto, pero no es comparable al beneficio adquirido.
Y ahora que ya sabemos qué es un ERP, sólo nos queda saber a quién va dirigido que es fundamentalmente al segmento de la PyME, para autónomos, no sería necesario un ERP, sí existen otro tipo de programas, pero eso lo veremos en otro post.
Como siempre, espero haber aclarado conceptos en qué es un ERP, ya que por mi experiencia a veces no quedan claros, y espero también que haya sido de utilidad. Hasta otra.
OneDrive es un servicio de almacenamiento basado en la nube que te permite acceder a tus archivos desde cualquier lugar. Puedes crear una cuenta de Microsoft de forma gratuita y recibir 5 GB de espacio de almacenamiento. Te mostraremos cómo acceder a tu cuenta y cómo subir archivos y carpetas a OneDrive.
Almacenamiento Cloud
Qué es OneDrive y cuáles son sus características
OneDrive es un servicio de almacenamiento basado en la nube que te permite acceder a tus archivos desde cualquier lugar.
OneDrive ofrece una variedad de características, incluyendo:
5 GB de espacio de almacenamiento para las cuentas gratuitas.
Con el usuario y contraseña que obtienes en el registro, ya puedes configurar el acceso en todos tus dispositivos.
Cómo iniciar sesión en OneDrive
Para acceder a OneDrive, visita: https://www.onedrive.com/ e introduce tu dirección de correo electrónico y tu contraseña. Haz clic en “Iniciar sesión” y accederás a tu cuenta de OneDrive.
Cómo subir archivos y carpetas a OneDrive
Para subir archivos y carpetas a OneDrive, accede a tu cuenta y haz clic en el botón “Subir”. A continuación, arrastra y suelta los archivos que quieras subir, o haz clic en “Examinar” para seleccionar los archivos
desde su ordenador. También puedes subir archivos seleccionando la opción “Añadir archivos” del menú de OneDrive.
Cómo compartir archivos y carpetas en OneDrive
OneDrive hace que sea fácil compartir archivos y carpetas con otros. Para compartir un archivo o una carpeta, basta con hacer clic en el botón “Compartir” e introducir el dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir. También puedes crear un enlace para compartir, o incrustar un archivo en un sitio web.
Cómo acceder a OneDrive desde diferentes dispositivos
Para acceder a OneDrive desde diferentes dispositivos, instala la app de OneDrive para tu dispositivo. Una vez instalada, abre la aplicación e inicia sesión con tu dirección de correo electrónico y contraseña. Ahora puedes acceder a tus archivos de OneDrive desde tu dispositivo.
se puede acceder a OneDrive desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Sólo tienes que acceder a tu cuenta en https://www.onedrive.com/ desde cualquier navegador web, o descarga la aplicación de OneDrive para tu dispositivo móvil.
OneDrive en Windows 10 y Windows 11
OneDrive está directamente incorporado en Windows 10 y Windows 11, no necesitas instalar ninguna aplicación para poder usarlo.
Para ello, en primer lugar, abre la aplicación OneDrive.
Puedes encontrarla en el menú Inicio o buscándola en la barra de tareas.
Una vez que estés en la aplicación, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
A continuación, haz clic en “Añadir carpetas” para añadir las carpetas que quieras sincronizar con OneDrive.
También puedes añadir archivos arrastrando y soltando.
Una vez que tus carpetas estén sincronizadas, podrás acceder a ellas desde cualquier dispositivo entrando en onedrive.com e iniciando sesión con tu cuenta de Microsoft. ¡Así que ya lo tienes! Ahora puedes almacenar todos tus archivos en la nube y acceder a ellos desde cualquier lugar.
Consejos y trucos para usar OneDrive
Aquí tienes algunos consejos y trucos para sacar el máximo partido a OneDrive
– Utiliza OneDrive para hacer una copia de seguridad automática de tus archivos importantes
– Accede a OneDrive desde cualquier lugar con una conexión a Internet
– Compartir archivos y carpetas con otros fácilmente
– Sube archivos desde tu dispositivo móvil
Preguntas frecuentes sobre OneDrive
P: ¿Cuánto espacio de almacenamiento tengo con OneDrive?
R: OneDrive ofrece 5 GB de espacio de almacenamiento para las cuentas gratuitas. Si necesitas más espacio de almacenamiento, puedes pasar a una cuenta de pago
P: ¿Puedo acceder a OneDrive sin conexión?
R: Sí, puedes acceder a OneDrive sin conexión descargando la aplicación de OneDrive para tu dispositivo móvil
P: ¿Cómo puedo compartir archivos y carpetas con otros?
R: Para para compartir un archivo o una carpeta en OneDrive, haz clic en el botón “Compartir” e introduce la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartirlo. También puedes crear un enlace para compartir, o incrustar un archivo en un sitio web
P: ¿Cómo puedo acceder a OneDrive desde diferentes dispositivos?
R: OneDrive se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Sólo tienes que acceder a tu cuenta en onedrive.com desde cualquier navegador web, o descargar la aplicación de OneDrive para tu dispositivo móvil
P: ¿Cuáles son algunos consejos y trucos para usar OneDrive?
R: Aquí tienes algunos consejos y trucos para sacar el máximo partido : Utiliza OneDrive para hacer copias de seguridad automáticas de tus archivos importantes, accede a él desde cualquier lugar con conexión a Internet, comparte fácilmente archivos y carpetas con otros, sube archivos desde tu dispositivo móvil. Para una lista completa de las características de OneDrive visite: https://www.onedrive.com/features/
Para resumir
OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que te permite almacenar archivos y carpetas en línea, para que puedas acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet. OneDrive también facilita compartir archivos y carpetas con otros. Puedes instalar la aplicación de OneDrive en tu dispositivo para acceder a tus archivos sin conexión, o compartirlos con otros introduciendo su dirección de correo electrónico.
Cómo utilizar Microsoft Office gratis para la empresa
Microsoft Office Online es un conjunto de aplicaciones gratuitas que permite crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Acceder a la versión gratuita de Microsoft Office online es tan sencillo cómo iniciar sesión en Office.com con tu cuenta gratuita de Microsoft.
Te explicamos que aplicaciones incluye, cómo crear una cuenta de Microsoft y como acceder a Word, Excel y las demás aplicaciones que incluye.
Si ya tienes una suscripción de Microsoft Office 365, el procedimiento es el mismo, pero las aplicaciones online de Word, Excel, PowerPoint, etc. las veras en sus versiones ampliadas, en lugar de las básicas.
Así se ve la pantalla de inicio de Office.com
Qué es Microsoft Office Online
Office.com es un sitio web en el que puedes acceder a las versiones online gratuitas de las aplicaciones de Microsoft Office Online y Microsoft Office 365 Online.
Entre ellas están Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Skype. También puedes crear y almacenar documentos en la nube en OneDrive.
Para utilizar Office.com, es necesario tener una cuenta de Microsoft. Esta es completamente gratuita y muy fácil de crear.
Creación de una cuenta Microsoft gratuita
Si no tiene una cuenta de Microsoft, puede crear una de forma gratuita. Para ello:
Vaya a office.com y seleccione “Iniciar sesión” en la parte superior derecha, en la esquina derecha, de la pantalla.
Te solicitara un usuario para acceder, pero debajo veras el texto “¿No tiene una cuenta? Cree una.”. Pulsando sobre él se inicia el asistente creación de una cuenta nueva.
Introduzca su dirección de correo electrónico, el número de teléfono o cree una nueva dirección del tipo outlook.es, outlook.com o hotmail.com.
Elija una contraseña válida.
Seleccione su país/región
Siga las instrucciones para verificar su dirección de correo electrónico
Una vez que haya verificado su dirección de correo electrónico, accederá a la página de inicio de Microsoft Office. Aquí puede empezar a utilizar el versiones en línea de Word, Excel y las demás aplicaciones de Office.
Qué aplicaciones se incluyen
Las versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint son muy similares a las versiones de escritorio de estos programas
Puedes utilizarlo para guardar documentos y archivos en línea y acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Estas son las aplicaciones online actuales, aunque la lista de ellas aumenta cada poco tiempo:
Microsoft Word
Con Microsoft Word podrás crear documentos con un formato perfecto, sin tener que preocuparte por las compatibilidad con las versiones estándar del programa.
Este programa gratuito te ofrece las funciones básicas de Microsoft Word, además de la posibilidad de colaborar con otras personas en tiempo real. Incluye varias plantillas gratuitas, para no tener que empezar documentos tipo desde cero.
Microsoft Excel
Microsoft Excel online gratuito tiene las características más usuales de la versión de escritorio, pero sin necesidad de instalar ningún software. Puedes crear hojas de cálculo y libros, con todos los cambios guardados automáticamente en OneDrive.
Te permite convertir los datos de las hojas de cálculo en modernos objetos visuales como gráficos de distintos tipos.
Puedes, al igual que en el resto de aplicaciones, trabajar en tiempo real con otros usuarios sobre el mismo documento.
Así se ve Microsoft Excel Gratis en Office.com
OneDrive
OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios guardar y compartir archivos en línea.
OneDrive está integrado con Microsoft Office online y puede utilizarse para almacenar documentos, fotos y otros archivos.
OneDrive ofrece 5 GB de almacenamiento en la versión gratuita.
Con OneDrive, puedes estar tranquilo sabiendo que tus documentos y fotos están a salvo y que puedes acceder a ellos desde cualquiera de tus dispositivos, estés donde estés.
Y si alguna vez pierdes tu dispositivo, no perderás tus archivos y fotos una vez que los hayas guardado en OneDrive. Incluso puedes compartir tus documentos y fotos con clientes, amigos y familiares.
Tiene compatibilidad directa en Windows 10 y Windows 11 y aplicaciones para dispositivos móviles Android y Apple, con lo que puedes acceder a los documentos allí almacenados desde cualquiera de ellos.
PowerPoint
PowerPoint es un software de presentaciones que permite a los usuarios crear y presentar diapositivas.
Es muy popular para las presentaciones empresariales y los proyectos escolares, y es fácil de usar. Básicamente, creas una presentación añadiendo texto, imágenes y otros elementos multimedia a las diapositivas, y luego puedes compartirla con otros exportándola como PDF o enviándola como archivo adjunto a un correo electrónico.
Outlook
Outlook es un servicio de correo electrónico desarrollado por Microsoft. Permite a los usuarios enviar y recibir correos electrónicos, así como gestionar sus calendarios, contactos y tareas. Outlook también ofrece una serie de características que lo convierten en una gran opción para los usuarios empresariales, como la capacidad de rastrear correos electrónicos, compartir calendarios y programar reuniones. Sin embargo, Outlook no es sólo para las empresas; también es una gran opción para las cuentas de correo electrónico personales. Outlook ofrece una gran variedad de funciones que facilitan la organización y la conexión con tus amigos y familiares. Tanto si utilizas Outlook con fines empresariales como personales, es una excelente opción para gestionar tu correo electrónico.
La versión profesional de Outlook, también conocida como Exchange online de Microsoft 365, ofrece todas las opciones y funcionalidades de un servidor Exchange alojado en la nube de Microsoft.
Teams
Microsoft Teams es una aplicación de comunicación que permite a los usuarios hacer llamadas de voz y vídeo, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos.
Teams está disponible en varias plataformas, como el escritorio, el móvil y la web y ofrece una variedad de características, como videollamadas en grupo, compartir la pantalla y grabar las llamadas.
Forms
Microsoft Forms es un servicio en línea que permite crear encuestas, cuestionarios y sondeos. Microsoft Forms es gratuito y fácil de usar. Puedes crear un formulario en cuestión de minutos y luego compartirlo con otros por correo electrónico o incrustándolo en tu sitio web. Microsoft Forms también está integrado con Microsoft Excel, por lo que puedes analizar fácilmente los resultados de tus encuestas y cuestionarios.
Sway
Microsoft Sway es una herramienta de narración digital que permite a los usuarios crear y compartir informes interactivos, presentaciones e historias personales.
Microsoft Sway es fácil de usar e incluye una variedad de plantillas y diseños que se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades del usuario. También se integra con otros productos de Microsoft, como OneDrive y SharePoint, lo que la convierte en una potente herramienta de colaboración.
Diferencias entre Microsoft Office Online y Microsoft Office 365 Online.
Microsoft Office 365 es un servicio de suscripción que da a los usuarios acceso al conjunto de herramientas de productividad de Microsoft Office. Obviamente esto significa que es un producto de pago.
Dependiendo del tipo de suscripción que se adquiera tendrá distintas capacidades y aplicaciones.
Microsoft Office Online, por otro lado, es una versión online gratuita de Microsoft Office que incluye versiones básicas de Word, Excel y PowerPoint.
Microsoft Office 365 ofrece más características y funcionalidades que Microsoft Office Online. Por ejemplo, Microsoft Office 365 incluye versiones completas de Word, Excel y PowerPoint, así como de Outlook y OneNote.
Así se ve Excel en Office de Microsoft 365. Cómo ves tiene diferencias con la versión gratuita.
Además, Microsoft Office 365 ofrece 1 TB de espacio de almacenamiento en OneDrive, mientras que Microsoft Office Online sólo ofrece 5 GB.
Por último, Microsoft Office 365, según la suscripción, ofrece a los usuarios la posibilidad de instalar la suite ofimática en hasta cinco dispositivos, mientras que Microsoft Office Online solo puede utilizarse desde el navegador.
Para terminar
Microsoft Office Online es una versión online gratuita de Microsoft Office que incluye versiones básicas de Word, Excel y PowerPoint. Tiene funciones limitadas en comparación con la suscripción completa a Microsoft Office 365, pero es una gran opción para quienes solo necesitan lo básico.
Microsoft Office 365 es un servicio de suscripción que da a los usuarios acceso al conjunto de herramientas de productividad de Microsoft Office. Ofrece más características y funcionalidades que Microsoft Office Online, y dependiendo del tipo de suscripción adquirida, los usuarios pueden instalar la suite ofimática hasta en cinco dispositivos.
En ocasiones necesitamos generar documentos, como cartas o envíos de información a clientes y que los datos de contacto: nombre y apellidos, dirección, etc. se cumplimenten desde datos que tengamos en una tabla de Excel o en una base de datos de otro origen.
En realidad, podemos utilizar este procedimiento para cualquier tipo de texto que tenga que rellenar datos que tengamos en otro formato de tabla, que de otra manera tendríamos que rellenar manualmente, con el consiguiente ahorro de tiempo.
El procedimiento no es nuevo. Lleva formando parte de Word desde las primeras versiones, pero en muchas ocasiones se desconoce su existencia y lo fácil que es utilizarlo.
Cuales son los 4 pasos para combinar correspondencia en Word
Vamos a partir de que tenemos una carta ya redactada en Word, que será la que actúe como plantilla para los documentos personalizados que vamos a generar. Por ejemplo, como esta:
Y una lista de direcciones, base de datos o relación de clientes, como queramos llamarlo ya creada también en Excel.
En la primera columna debe incluir los nombres de las columnas o campos que vamos a utilizar en nuestro documento de Word.
Por ejemplo, como esta otra:
Paso 1 – Correspondencia
Con nuestro documento de Word abierto, nos vamos al menú Correspondencia y seleccionamos la opción Iniciar combinación de correspondencia.
Escogemos la opción del menú desplegable Cartas.
Al pulsar sobre esa opción nos parecerá que no ha ocurrido nada, excepto que quizás el cursor se haya desplazado. Esto es completamente normal, acabamos de indicarle a Word el tipo de documento que vamos a generar.
Paso 2 – Seleccionamos los destinatarios
A continuación, en la misma sección de Correspondencia seleccionamos Seleccionar destinatarios y en el menú desplegable que se abre, pulsamos sobre Usar una lista existente….
Esto nos abre la ventana de selección de archivos, donde buscamos y abrimos el documento de Excel en el que tenemos nuestra lista de direcciones, contactos y los campos que hayamos creado.
Ahora ya tenemos vinculados los dos ficheros que ya teníamos a priori, sólo nos queda indicar qué datos variables queremos que figuren en nuestra carta y en qué lugar de la carta, claro. Con lo que pasamos al siguiente punto
Paso 3 – Insertar Campo Combinado
Al desplegar Insertar campo combinado, nos ofrece todos los campos de datos que tiene nuestra lista.
En este caso: Nombre de la empresa, domicilio, código postal, localidad, provincia y Comercial.
Sólo tenemos que ponernos en el lugar de la carta dónde queramos colocar el dato y pulsar en el botón Insertar hasta que los coloquemos todos.
Nos quedaría, así como en la imagen de la izquierda.
A continuación, pulsamos el botón Vista previa de resultados (a la derecha de Correspondencia) y veremos en pantalla el resultado final, como en la imagen de la derecha (arriba):
Ya solo nos queda obtener el resultado final
Punto 4 – Finalizar y combinar
Como hasta ahora, seguimos en la sección Correspondencia.
Ahora pulsamos sobre Finalizar y combinar y en el menú desplegable que se nos ofrece podemos elegir entre:
Hacer un solo documento con todas las cartas que resultarían de nuestra lista de direcciones y guardarlo como un documento nuevo.
O imprimirlas directamente en la impresora.
En ambos casos, podemos además elegir si queremos guardar / imprimir todos, la carta que tengamos en pantalla o desde un registro hasta el que queramos.
Como decíamos al principio de este post, la fusión en Word es una herramienta que nos permite pasar de una carta estática, podemos decir una fotocopia a una carta personalizada, dinámica, en la que los datos son variables. Esto, insistimos, es algo muy útil y que seguramente vamos a necesitar. Decíamos también que puede ser muy muy sencillo y esperamos haber cumplido con el objetivo de este artículo, que es hacer las cosas fáciles.
