¿Qué es un controlador de impresora, por qué es importante y dónde puedo descargar los controladores de mi impresora?

¿Qué es un controlador de impresora, por qué es importante y dónde puedo descargar los controladores de mi impresora?

Cuando quieres imprimir un documento, el controlador de la impresora es el pequeño programa de software que le dice a tu ordenador cómo comunicarse con la impresora.

Te explicaremos qué es un controlador de impresora y por qué es importante, y también te mostraremos cómo encontrar y descargar los controladores para su modelo de impresora específico.

Cada impresora tiene su propio y único controlador de impresora, por lo que debes asegurarte de que tienes el correcto instalado en tu ordenador para que tus documentos se impriman correctamente.

Si tu impresora no funciona correctamente, una de las primeras cosas que debes comprobar es si tienes instalado el último controlador de impresora. Los fabricantes de impresoras lanzan nuevos controladores con regularidad para mejorar la compatibilidad con nuevos ordenadores y sistemas operativos, y para corregir los errores que puedan haberse encontrado en las versiones anteriores del controlador.


Un controlador de impresora para cada modelo

¿Qué es un controlador de impresora y por qué es importante?

El controlador de la impresora es un software que permite que el ordenador se comunique con la impresora.

Actúa como un interprete que traduce entre el “idioma” que utiliza el sistema operativo para enviar las ordenes de impresión y el lenguaje específico que utiliza cada impresora.

Por ejemplo, si tenemos instalada una impresora HP DeskJet 2720 en nuestro equipo con Windows 11, en el momento de enviar un documento a imprimir, el sistema operativo se comunicará con el driver de esta impresora usando las funciones internas de Windows. Y será esta pieza de software la que traduzca estas funciones al lenguaje HP PCL 3, que es el único que conoce este modelo concreto de impresora.

No existe un lenguaje un lenguaje universal que utilicen todas las impresoras, cada fabricante usa uno propio o paga a otro fabricante por usar las licencias de su lenguaje.

Además, el controlador de impresora conoce las características físicas de ese modelo específico, como tamaños de papel posibles, si es de color o blanco y negro, o si es capaz de imprimir a doble cara.

Los términos controlador de impresora y driver de impresora son equivalentes. El primer término es el correcto en español mientras que el segundo es el que utilizamos normalmente en jerga técnica. Aquí utilizaremos ambos indistintamente.

Si quieres saber todas las características de las impresoras y conocer todo sobre ellas, tienes este estupendo artículo donde te explicamos todo.

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A la hora de elegir la impresora de oficina adecuada, el principal factor de ahorro es elegir el dispositivo correcto. Láser, tinta, con escáner, blanco y negro, color o fotográfica.

El controlador universal

Muchos fabricantes, además del controlador específico para cada modelo, ofrecen un driver universal para todos los modelos de su marca.

Tiene la ventaja de que no tienes que andar buscando el controlador específico para tu modelo, ya que el driver universal se encarga de hablar con la impresora y obtener de ella el modelo y sus características y por lo tanto podrá imprimir correctamente.

Y como inconvenientes, que suele ser más pesado en tamaño ya que tiene que incluir las especificaciones y lenguajes de todos los modelos. Y que al no ser gestionados por Windows tendrás que actualizarlo periódicamente reinstalándolo por tu cuenta.

¿Cómo puedo saber qué controlador de impresora es el adecuado para mi impresora?

Como comentaba antes, cada driver es específico de cada marca y cada modelo de impresora. No son intercambiables.

Antes, habitualmente el controlador de la impresora solía estar incluido en un CD que venía con la impresora cuando la comprabas, pero esto es cada vez menos habitual, por no decir que lo verás muy rara vez.

Lo normal en Windows es dejar que el sistema operativo la detecte e instale automáticamente el controlador.

También puedes encontrar los controladores en el sitio web del fabricante. Normalmente en el menú de soporte encontraras un asistente que te guiará hasta el enlace de descarga de los drivers y manuales específicos de tu modelo de impresora.

¿Dónde puedo encontrar controladores de impresora para mi modelo específico?

Te dejo enlaces para las páginas de soporte y descarga de los principales fabricantes de impresoras, por orden alfabético.

Cómo actualizar el controlador de la impresora

Si escogiste que Windows instalara su driver y ves que te funciona correctamente, como es habitual, simplemente deja que Windows Update se encargue automáticamente de actualizarlo cuando salga una versión nueva.

Si no, te tocará cada cierto tiempo, descargar el driver nuevo desde la web del fabricante y reinstalarlo. En general solo tendrás que hacer esto si sabes que el controlador esta expuesto a alguna vulnerabilidad o ves que después de una actualización de Windows te encuentras con problemas. Ya que es posible que las sucesivas actualizaciones del sistema operativo incorporen nuevas funcionalidades que requieran actualizar el controlador de la impresora.

Cómo mejorar la velocidad WIFI – 2022

Cómo mejorar la velocidad WIFI – 2022

En este artículo vamos a ver cómo podemos mejorar y aumentar la velocidad WIFI de conexión de nuestros dispositivos WIFI.

Test WIFI

Amplificar señal y velocidad wifi

Seguro que en algún momento has notado que al cagar una página web, los gráficos se quedan con un círculo dando vueltas hasta que se cargan. O los correos con archivos adjuntos tardan una eternidad en salir.

Entonces has mirado el icono de red de tu portátil y has visto que tenía sólo una o dos rayitas de cobertura. ¿Qué podemos hacer?

Voy a explicarte cómo es una buena red wifi, que proporcione una buena velocidad wifi y con buen nivel de señal wifi desde distintas habitaciones.

Qué es WIFI

Como ya sabrás o te imaginas, la señal WIFI funciona mediante radiofrecuencias. Podemos utilizar como símil un aparato de radio AM/FM o mejor aún un walkie-talkie. Donde tenemos un emisor y un receptor que en este caso todos los dispositivos realizan las dos funciones. Aunque el dispositivo por el que pasan todas las comunicaciones y que actúa como gestor de todas las comunicaciones y de la seguridad de acceso es el punto de acceso. Normalmente estamos acostumbrados a verlo integrado con el router de acceso a Internet, aunque no tiene por qué ser así y de hecho esta circunstancia es la que aprovecharemos para mejorar nuestra infraestructura de red y velocidad WIFI.


Así, cuanto más distancia y menos obstáculos entre ambos dispositivos, mejor será en nivel de señal y mejor velocidad WIFI.


Vamos a verlo por partes:  

POSIBLES RAZONES DEL PROBLEMA

Los obstáculos

Nuestro escenario habitual es que tengamos nuestro punto de acceso o router con él integrado en un extremo de nuestra oficina, comercio, nave o domicilio y el portátil, teléfono móvil, datáfono, etc. en el otro extremo. Con paredes, suelos de hormigón, etc. de por medio.
Todo va bien mientras nos mantengamos cerca, pero el problema es que sí o sí, tenemos que trabajar a otra distancia y sorteando obstáculos. Y eso empeora la velocidad WIFI.

Velocidad Lenta

  • Señal y velocidad WIFI:
    • La antena del dispositivo o el punto de acceso tiene poca potencia, está desconectada, hay mucha distancia o hay obstáculos (paredes, muros, suelo, paneles de yeso, cristal, etc.) en medio.
    • Interferencias
      • Dispositivos como motores u otras fuentes de radiofrecuencia.
    • Protocolo o generación (WIFI 6, WIFI 5, etc.)   wifi en ambos dispositivos
      • Alguno de los dispositivos es antiguo y los protocolos que soportan son de baja tasa de transferencia y por tanto una baja velocidad WIFI. Los dispositivos negocian siempre el mejor de los protocolos comunes.
    • Distancia
      • Independientemente de los obstáculos, tanto el dispositivo wifi (portátil, móvil, etc.) cómo el punto de acceso se encuentra a más distancia del la que la potencia de sus antenas wifi puede llegar.
    • Obstáculos
      • Hay obstáculos que, por su naturaleza, grosor o ambos, la señal no es capaz de atravesar. Cómo son el hormigón, las planchas de yeso (Pladur), el cristal, el ladrillo en menor medida que el hormigón.
    • Banda
      • Actualmente hay dos bandas de radiofrecuencia disponibles:
        • 2,4 GHz. La tradicional. Mejor penetración de obstáculos que la de 5 GHz, pero al ser más antigua suele haber mayor saturación de redes.
        • 5 GHz. Presenta una peor penetración de obstáculos.
    • Saturación de canales
      • Mucha saturación de otras redes wifi usando el mismo canal. Cada red WIFI utiliza uno o varios canales de radio de la banda que esté configurada (2,4 GHz o 5 GHz), ¡pero no sólo la tuya, otras redes seguro que también la usan y tienes que compartir el canal y velocidad WIFI con ellos!

Posibles test de velocidad WIFI

Lo primero es averiguar las características de nuestra conexión para poder encontrar soluciones.

En Windows 10 vamos al botón de Inicio -> Pulsamos el “Icono del engranaje – Configuración” -> Abrimos “Red e Internet” -> Y en la pantalla de “Estado” pulsamos sobre el botón de “Propiedades”.

Esta parte la podemos realizar directamente desde la opción de Ejecutar (Tecla de Windows + R) y allí escribimos: ms-settings:network-status y pulsamos “Aceptar”. Esto nos llevará a la misma pantalla.

Al final de esta página veremos las propiedades:

  • SSID: El identificador de nuestra red
  • Protocolo: En la nueva nomenclatura, comprensible por fin para humanos, deberías ver entre WIFI 4 y WIFI 6. Por debajo de WIFI 4 mal asunto, alguno de los dispositivos de red es muy antiguo. Si tienes WIFI 6, enhorabuena, tienes lo último de lo último en tu dispositivo de red y en el punto de acceso / router (recuerda que negocian el mejor de los protocolos que tengan en común).
  • Tipo de Seguridad: Que sea de WPA2 para arriba. Mientras no sea “Sin seguridad” o WEP o WPA, todo va bien.
  • Banda de red: Recuerda lo que comentaba de 2,4 o 5 GHz. Escoje la que mejor resultado te dé (si puedes elegir, claro).
  • Canal de red: El canal de radiofrecuencia dentro de la banda que se esta usando. Si estuviéramos hablando de radio FM, sería la emisora. Actualmente los puntos de acceso se encargan de escoger la que está más libre. Normalmente tendrás la mejor opción de manera automática.
  • Velocidad de vínculo (recepción / transmisión): Lo más importante. Por debajo de 100 notarás lenta la velocidad WIFI de acceso, 300 estará bien y a partir de ahí, cuanto más mejor.

A continuación, toma varias medidas en distintas habitaciones y en distintos puntos de cada habitación. Si puedes plasmarlo en un mapa, te harás una idea de las “zonas calientes” (con mayor señal y por tanto mayor velocidad wifi) y de las “zonas frías”.

Con estas pruebas deberías tener ya una idea de cuál es el problema. Ahora nos falta ponerle solución.

Posibles soluciones

¿Cómo podemos mejorar la velocidad WIFI?

Antes debemos tener en cuenta un par de cuestiones.

En primer lugar, tenemos que ser conscientes de que todos los dispositivos, ya sean ordenadores, teléfonos móviles, datáfonos, etc., que estén conectados al punto de acceso comparten la misma conexión de red y que no es simultánea para cada equipo. Es decir, sólo “habla” uno de ellos cada vez y los demás deben esperar su turno. Cuantos más dispositivos WIFI simultáneos tenga conectados el punto de acceso más turnos y más lenta será la velocidad WIFI.

En el 90% de los casos los problemas de velocidad WIFI se reducen a dos: Obstáculos como muros y suelo entre plantas o saturación por número de usuarios simultáneos.

En ambos casos, la solución pasa por aumentar el número de puntos de acceso.

Vamos a ver qué opciones tenemos de mejor a peor:

  • En primer lugar y cómo mejor opción pasa por unir los diferentes puntos de acceso mediante cable de red. Para ello hay que, o bien montar una infraestructura de LAN o bien usar la existente si la hay.
    Si añadimos nuevos puntos de acceso tenemos dos opciones:
    • Crear un nuevo identificador de red WIFI (SSID) por cada punto de acceso. Entonces los dispositivos deberán conectarse a un punto de acceso u otro según el que le pille mas cerca y esas conexiones y desconexiones habrá que hacerlas manualmente según no movamos, por ejemplo, de una habitación a otra.
    • Usar puntos de acceso con controladora. Una controladora habla con los puntos de acceso y se encarga de sincronizar y distribuir el tráfico de red, de manera que hay un único identificador de red (SSID) para todos los puntos de acceso, permite gestionar el movimiento de los dispositivos entre puntos de acceso, de manera que si cambiamos de habitación o planta las reconexiones entre el punto de acceso más cercano se realizarán automáticamente (ROAMING).
      Además permite, entre otras cosas, realizar reglas de seguridad distribuidas entre los distintas puntos de acceso.
      Las controladoras pueden ser un software o un aparato físico. Según el modelo y la finalidad.
      Estos equipos necesitan conocimientos técnicos para su instalación y necesitará de instaladores cualificados.
  • Si no disponemos de infraestructura de LAN y no queremos crearla, podemos usar dispositivos PCL para crear una red física que una los distintos puntos de acceso.
    Una red PCL usa la instalación eléctrica como medio de transmisión de red, creando una red LAN entre enchufes que estén dentro de la misma instalación (dentro del mismo diferencial).
    Con ello podemos poner un punto de acceso donde queramos con tal que haya un enchufe cerca y veremos cómo en ese lugar tendremos una velocidad WIFI completa.
  • Puntos de red que usen la tecnología WIFI MESH o red de malla. Los distintos puntos de acceso hablan entre ellos y se encargan de distribuir el tráfico y las conexiones. Con ello tenemos también un único SSID para todos los puntos y ROAMING dentro de toda la malla de red. Los puntos de acceso deben estar unos dentro del alcance de otros o ellos se encargan de distribuir el tráfico de la manera mar eficiente.
  • Repetidores. No conozco a nadie que esté satisfecho con ellos (supongo que los habrá).
    Se comportan como un dispositivo de red WIFI que habla en igualdad de condiciones con el punto de acceso que el resto de los dispositivos que están conectados a él, con la diferencia que la señal que recoge por un canal la reemite por otro comportándose para los dispositivos que se conecten a él como un punto de acceso.
    Tiene dos inconvenientes:
    • Utiliza mas canales de red para repetir la señal, con lo que crea más saturación y peor velocidad WIFI. En zonas que ya cuenten con una densidad alta como pueda ser un bloque de pisos o de oficinas, esto puede ser un problema importante.
    • Todos los dispositivos que se conecten al repetidor tienen que compartir el enlace de este con el resto de los dispositivos que se conecten al primer punto de acceso.
      Si el punto de acceso base tiene 10 dispositivos conectados y uno de ellos es el repetidor y éste repetidor a su vez tiene 10 dispositivos conectados, tendrán una decima parte de acceso cada uno al repetidor y como éste tendrá una decima parte de la conexión con el punto de acceso base, cada dispositivo del final de la cadena tendrá una centésima parte de la conexión. Una mala idea se mire como se mire…

Cómo hacer una captura de pantalla en Windows 10

Cómo hacer una captura de pantalla en Windows 10

La aplicación de recorte de pantalla estándar de Windows 10 para capturar pantallas es Recorte y anotación. Te mostraré cuatro métodos de ejecutarla y cómo utilizarla.

Es una aplicación sencilla, pero que resuelve la mayoría de las necesidades que nos podemos encontrar.

Aplicación Recorte y anotación

Cómo iniciar Recorte y anotación

Tenemos cuatro formas de iniciarla. Según nos convenga utilizaremos una u otra. Vamos a verlas:

Asignándola a la tecla de Imprimir Pantalla

La opción más versátil.

Por defecto, la tecla Imprimir Pantalla (en el teclado como Imp Pt) está asignada a su función tradicional, que, en la pulsación simple, es copiar al portapapeles el contenido completo de la pantalla.

Pero podemos cambiar ese comportamiento para que en su lugar nos abra el programa Recorte y anotación.

Esto lo podemos hacer en la configuración de Windows 10. Para ello pulsamos en el menú Inicio y posteriormente en el icono del engranaje Configuración.

Vamos a Accesibilidad y en el menú lateral escogemos la opción Teclado  y en las opciones de teclado que nos muestra veremos que una de ellas es “Acceso directo para imprimir pantalla”.

La activamos y a partir de ese momento cada vez que pulsemos la tecla <Impr Pant>, nos ejecutará la utilidad de recortes.

Desde el área de notificaciones

El “Centro de actividades” o “área de notificaciones” ofrece, además de avisos, acceso rápido a diversas aplicaciones.

Uno de esos accesos es el de Recorte de pantalla.

Mediante combinación de teclas

Con la combinación de teclas siguiente: la que tiene el icono del logotipo de Windows + la tecla de mayúsculas (la que tiene la flecha ancha hacia arriba) + la tecla de la letra s

Con las dos primeras presionadas, pulsamos la tecla s.

Esto nos abrirá la utilidad de recortes.

Abriéndola desde el menú Inicio

Puesto que es una aplicación más de las que incorpora Windows 10, la podemos encontrar con el resto de las aplicaciones del sistema operativo.

Pulsando sobre el icono de Windows en la parte inferior izquierda de la pantalla la encontraremos en el grupo correspondiente por orden alfabético.

Cómo usar Recorte y anotación

Cómo crear un recorte de pantalla

Captura en Recorte y anotación

Al iniciar la aplicación nos ofrece cuatro iconos con las funciones de izquierda a derecha:

  • Recorte rectangular: Con esta opción podemos hacer un recorte del tamaño y posición que deseemos, pero de forma rectangular.
  • Recorte de forma libre: La forma del recorte será la que deseemos, tan sólo tenemos que recortarla utilizando el ratón. La utilidad nos guiará para crear una forma cerrada.
  • Recorte de ventana: Nos creará un recorte con la ventana que seleccionemos con el ratón
  • Recorte de pantalla completa: El recorte creado será de toda la pantalla.

Cómo editar un recorte de pantalla

Edición en Recorte y anotación

 Una vez creado el recorte, éste se cargará en la pantalla de edición, donde podremos:

  • Crear trazos seleccionando el color y el grosor con las herramientas:
    • Bolígrafo
    • Lápiz
    • Marcador de resaltado
  • Borrar zonas con el borrador
  • Utilizar la regla para hacer mediciones
  • Utilizar la herramienta recorte para seleccionar tan sólo una parte de la captura de pantalla y ajustar más el resultado.

Una vez finalizado el trabajo, el resultado lo podemos copiar al portapapeles para después pegarlo en otro programa, compartirlo mediante otras aplicaciones como email, imprimirlo o guardarlo en los formatos JPG, PNG o GIF.

En el navegador Edge, se abrirá con la funcionalidad de capturar una área o la página completa.

Como ves, es una herramienta bastante completa y una forma de hacer una captura de pantalla gratis, ya que viene incluida en el sistema operativo.

Como siempre, me despido por hoy, esperando que os haya gustado y sobre todo que os sea de utilidad.

Qué es Office 365 y qué es Microsoft 365

Qué es Office 365 y qué es Microsoft 365

Es posible que hayas leído o te hayan comentado que Microsoft Office 2019 o anterior son las versiones de escritorio, mientras que Office 365 o Microsoft 365 son las versiones cloud o en la nube de la misma suite de ofimática. No es cierto y te explico a continuación que son diferentes soluciones con características distintas, aunque algunos de sus componentes son compartidos.

Sin Microsoft 365
Sin Microsoft 365

¿Qué diferencias hay entre Office 365 y Microsoft 365?

La respuesta corta: Ninguna.

A mediados de 2020 Microsoft cambió la denominación del producto Office 365 a Microsoft 365.

De la misma manera los planes que lo componen también cambiaron de denominación, siendo las nuevas denominaciones equivalentes a las antiguas.

¿Qué diferencias hay entre Microsoft 365 y Office 2019?

Cómo indicaba anteriormente, son dos conceptos distintos:

  • Microsoft 365 es un servicio que incluye productos, soporte y actualizaciones. Se divide en planes con distintas combinaciones de estos elementos, pero en todo caso el soporte, el uso o la actualización a nuevas versiones y funcionalidades son permanentes mientras se page la cuota, que será mensual o anual, según se elija.
  • Office 2019 es un producto en sí, del que se adquiere la licencia de uso. No incluye soporte y las actualizaciones están limitadas al ciclo de vida del producto. Puedes consultarlo aquí.

Aunque hubo dudas sobre si llegarían nuevas versiones de Office después de la versión 2019, en el momento de escribir este post está anunciada para el segundo semestre de 2021 la salida de una nueva versión Microsoft Office 2021, pero la tendencia es a que quede en un mercado marginal y limitado a aquellos que no quieran o por alguna razón no puedan decantarse por la solución como servicio.

Entonces, ¿Qué es Microsoft 365?

Desde el punto de vista de las PyMEs y autónomos, los planes que se nos ofrecen van desde los adecuados para usuarios con gran dependencia de la movilidad, como puedan ser los que realizan tareas comerciales y necesiten aplicaciones como Excel, Word o correo electrónico corporativo, pero accesible desde cualquier dispositivo o ubicación, a personas que tengan necesidad de que las aplicaciones se ejecuten en su ordenador con correo corporativo o sin él y almacenamiento en OneDrive.

Encontraremos planes en los que todas las funcionalidades son online, otros que incluyen sólo el uso de aplicaciones de escritorio y otros con distintas combinaciones de aplicaciones online y de escritorio con cuenta de correo electrónico de Exchange Online o sin ella.

¿Qué es Exchange Online?

Es un producto de Microsoft alojado en la nube que incluye un buzón donde se almacenan los contactos, calendarios, tareas y las carpetas de correo.

Cuando digo las carpetas de correo, quiero decir todas las carpetas de correo: Bandeja de entrada, Elementos enviados y toda la estructura de subcarpetas que hayamos creado según nuestro criterio.

Y todos esos datos los podremos usar y trabajar desde cualquier dispositivo: PC Windows, teléfono móvil o Tablet Android e IOS o en equipos Mac.

Desde Outlook para PC (Si nuestro plan lo incluye) o en cualquier plan que incluya Exchange Online, desde cualquier navegador usando sus versiones web o en las apps para Android o IOS.

Incluye también un filtrado muy efectivo de malware y de spam.

Seguridad en Microsoft 365

 Hay que resaltar que tanto los archivos que estén almacenados en OneDrive como los buzones de correo se almacenan encriptados en los datacenters de Microsoft dentro del área de contratación. En el caso de España, eso quiere decir que se alojan en centros de datos dentro de la Unión Europea y por lo tanto cumplen con la ley de protección de datos.

Queda mucho de lo que hablar sobre este esplendido producto y todo ello lo encontrarás en al artículo Que es Office 365 y por qué lo necesitas.

Como siempre, mi deseo de que esta información haya sido útil.

¿Qué es IMAP y POP3? – ¿Cuál es mejor IMAP o POP3?

¿Qué es IMAP y POP3? – ¿Cuál es mejor IMAP o POP3?

Seguramente has visto que tu programa de correo electrónico te ofrece la posibilidad de ambas configuraciones o bien tu proveedor de servicios de email en la documentación que te facilita hace referencia a POP3 e IMAP y te preguntas cual elegir y cual te conviene más. Vamos a explicarlo evitando los términos técnicos en la medida de lo posible.

Email

POP3 e IMAP son métodos (protocolos) con los que se comunica un programa de correo (cliente de email) con tu buzón de correo electrónico, de manera que puedas acceder y abrir los emails que hayas recibido.

Es importante tener en cuenta que no es necesario elegir entre uno u otro y que podemos configurar un dispositivo con un sistema y a la vez otro dispositivo con el otro protocolo.

Por ejemplo, aunque luego ampliaremos esto, un programa de correo, como Outlook, lo podemos configurar para recoger el correo por POP3 y la aplicación de correo del teléfono móvil para consultar los emails recibidos por IMAP. Esta es una configuración muy habitual.

Veamos las características de cada uno de ellos:

El protocolo POP3

Si pensamos en el buzón de nuestro correo electrónico como si fuera el buzón que tenemos en casa para el correo físico o correo postal, el protocolo POP3 funciona de la misma manera.

Abrimos el buzón con nuestra llave que en el caso de POP3 ésta la conformarán nuestro usuario y contraseña de acceso a la cuenta de email.

Recogemos el correo y dejamos vacío el buzón.

Mediante POP3 hacemos la misma tarea, accedemos al buzón del correo electrónico, recogemos los correos que hayan llegado y a continuación los tenemos disponibles para su lectura en nuestra aplicación de correo como Outlook, Thunderbird o la aplicación gratuita que viene incorporada en Windows 10: Correo.

A diferencia del correo postal de papel, cuando configuramos la aplicación de correo que vayamos a usar, podemos elegir si vaciamos el buzón o conservamos los correos ya recogidos durante un periodo de tiempo determinado en el buzón. Estos correos los marcará la aplicación como ya recogidos y no los volverá a descargar.

Si habitualmente accedemos al email desde un PC y vamos a visualizarlos también desde otro dispositivo, como el teléfono móvil, podemos configurarlo para que mantenga los últimos correos unos días y tengamos esos correos disponibles desde el teléfono móvil o una tablet.

Teniendo en cuenta que nuestro proveedor de servicios de correo electrónico, quien no proporciona los buzones, permite un tamaño máximo de ocupación de los mismos, tendremos que jugar con el espacio que nos proporcione, el numero de emails que recibamos y el tamaño de los mismos para ajustar el número máximo de días que podemos mantener los correos recibidos.

Veamos cómo utilizamos los dispositivos móviles para consultar el correo electrónico.

El protocolo IMAP

Este método de acceso al buzón de correo electrónico nos permite abrir los emails directamente desde él, sin descargarlos.

Los correos nos se borrarán hasta que lo hagamos manualmente.

IMAP crea una estructura de carpetas en el buzón para los correos enviados y eliminados y el usuario puede crear también las carpetas que crea oportuno. Pero esta estructura de carpetas no se descarga por POP3 ni está relacionada en forma alguna con la estructura de carpetas que hayamos creado en nuestra aplicación de PC, como Outlook o Correo de Windows 10.

Podemos configurar este sistema de recogida no sólo en aplicaciones de dispositivos móviles sino también en cualquier aplicación de correo de Windows o Mac, pero debemos tener en cuenta que al no vaciar el buzón este puede llenarse rápidamente.

¿Qué es mejor POP3 o IMAP?

POP3 es el protocolo adecuado para recoger el correo y gestionar éste en una aplicación de escritorio, e IMAP es el adecuado para consultar el correo desde dispositivos en los que no vayamos a gestionar el correo ni almacenarlo.

Con el transcurso del tiempo, habitualmente años, el correo recibido alcanza un volumen importante. Mucho más que el que nos permite almacenar cualquier proveedor de correo, por lo que es necesario descargarlo por POP3 y gestionarlo en una aplicación como Outlook de Microsoft o la gratuita Thunderbird.

Pero ocasionalmente necesitaremos consultar los correos recibidos desde un teléfono o una tablet y ahí es donde reside fundamentalmente la utilidad de IMAP. No es la única aplicación que tiene, pero sí la más habitual.

¿Y si necesito acceder a todas las carpetas de mi correo, calendario y contactos?

Para eso necesitas sistemas creados específicamente para ello por distintos fabricantes. El más habitual es Microsoft 365 del que hablamos en este artículo.

Cómo hacer un presupuesto

Cómo hacer un presupuesto

El presupuesto es un documento comercial que utilizamos para comunicar a un cliente o a un cliente potencial una estimación de coste de productos y servicios.

Para elaborar un presupuesto correctamente, este debe contener:

  • Tus datos legales y el nombre comercial
  • Los datos del cliente
  • La fecha del documento
  • Los productos y los servicios que se prestan o se van a entregar
  • El IVA que se aplica a cada uno de ellos
  • El importe de cada producto o servicio
  • La forma de pago
  • El tiempo de validez del presupuesto

Adicionalmente deberías indicar:

  • En qué condiciones se presta el servicio
  • Como se entregan o recogen los productos
  • Las condiciones legales
  • Qué está incluido y qué no lo está.
Presupuesto

Todo esto, naturalmente debes presentarlo de la manera más elegante posible. Ten en cuenta que el cliente necesita confiar en tí como comercial y en tu negocio o empresa, y entre muchos otros aspectos, valorará lo elaborado que sea el documento que entregues.

Además, hay otra información interna que se debería asocial al documento y que tú, no el cliente, como vendedor o vendedora debes conocer por el bien de la venta y que desarrollaremos mas abajo.

Diferencia entre un presupuesto y una factura proforma

Una duda habitual es qué diferencia hay entre una factura proforma, un presupuesto y la validez legal de ambos.

En ambos documentos el compromiso legal de venta y de compra en las condiciones del documento se crea en el momento de la firma, no antes.

Una factura proforma se diferencia de un presupuesto en:

  • Debe indicar claramente en el documento el texto: Factura proforma
  • Contendrá todos los datos legales que se incluyen en una factura, en cuanto a importes, conceptos, datos fiscales del vendedor y del comprador y los importes de los impuestos que se aplican.
  • Número de documento

Básicamente, una factura proforma es un adelanto de cómo quedará la factura final una vez que se emita, por lo demás es idéntica al presupuesto.

Qué debe contener un presupuesto

Cómo decíamos antes, además de la información que entregamos al cliente hay otros datos que nosotros como prestadores de servicios o productos debemos conocer.

Una venta es un intercambio de trabajo que produce un beneficio para ambas partes.

Nuestro cliente ha trabajado para obtener el dinero con el que pagar nuestro trabajo y este debe reportarle el beneficio que espera y nosotros de igual manera obtendremos un beneficio de la operación.

De esta manera, tendremos que conocer:

  • Los costes de cada producto y por lo tanto el beneficio unitario de la venta
  • Una vez que conozcamos nuestro coste hora y las horas de trabajo que emplearemos en la prestación del servicio que ofertemos, de igual manera el beneficio de cada tarea que prestemos.
  • El estado en el que está la oferta: si está presentado el presupuesto, si está aceptado o si hay que rehacerlo.
  • Los pasos que hemos dado en nuestra negociación con el cliente y cualquier información que consideremos relevante en el futuro.

Con todo esto obtendremos el beneficio de la oferta. Adicionalmente tendremos que tener en cuenta todos nuestros costes, incluido el tiempo y los medios que hayamos necesitado para su elaboración, así como los costes derivados de la gestión y del servicio postventa si se aplicara.

Debes tener en cuenta toda esta información de costes si no quieres que la operación te salga a pérdida.

Porqué debemos utilizar un ERP o un programa de facturación para la elaboración de un presupuesto

Cómo hemos visto, para gestionar correctamente una venta es necesario disponer de mucha información, tanto de costes de compra como de precios de venta y tiempo invertido.

Un ERP o en su defecto un programa de facturación nos gestiona todos estos datos y nos facilita el circuito de ventas.

  • Los datos del cliente los tendremos almacenados para el futuro con sus descuentos y tarifas que se le apliquen
  • La gestión de productos con sus precios de coste, precios de venta, proveedores, stock, etc.
  • La gestión de todos los documentos, en este caso presupuestos, que se hayan realizado, con las consultas por cliente, producto, estado, etc.
  • Traspaso de presupuestos, una vez acepados, a pedido de cliente, albarán o factura sin necesidad de volver a crearlos.
  • Hacer análisis de ventas por cliente, producto, familias, ofertas o periodos.

Toda esta información es prácticamente imposible conocerla desde documentos creados con un tratamiento de textos o una hoja de cálculo.

Desde luego, cuando estamos comenzando un negocio Excel o Word será nuestra elección. Pero con un poco de suerte y mucho trabajo el negocio prospera y entonces necesitaremos la información de los análisis y la organización de la gestión que proporciona un ERP o un programa de facturación.