Seguramente has visto que tu programa de correo electrónico te ofrece la posibilidad de ambas configuraciones o bien tu proveedor de servicios de email en la documentación que te facilita hace referencia a POP3 e IMAP y te preguntas cual elegir y cual te conviene más. Vamos a explicarlo evitando los términos técnicos en la medida de lo posible.
POP3 e IMAP son métodos (protocolos) con los que se comunica un programa de correo (cliente de email) con tu buzón de correo electrónico, de manera que puedas acceder y abrir los emails que hayas recibido.
Es importante tener en cuenta que no es necesario elegir entre uno u otro y que podemos configurar un dispositivo con un sistema y a la vez otro dispositivo con el otro protocolo.
Por ejemplo, aunque luego ampliaremos esto, un programa de correo, como Outlook, lo podemos configurar para recoger el correo por POP3 y la aplicación de correo del teléfono móvil para consultar los emails recibidos por IMAP. Esta es una configuración muy habitual.
Veamos las características de cada uno de ellos:
El protocolo POP3
Si pensamos en el buzón de nuestro correo electrónico como si fuera el buzón que tenemos en casa para el correo físico o correo postal, el protocolo POP3 funciona de la misma manera.
Abrimos el buzón con nuestra llave que en el caso de POP3 ésta la conformarán nuestro usuario y contraseña de acceso a la cuenta de email.
Recogemos el correo y dejamos vacío el buzón.
Mediante POP3 hacemos la misma tarea, accedemos al buzón del correo electrónico, recogemos los correos que hayan llegado y a continuación los tenemos disponibles para su lectura en nuestra aplicación de correo como Outlook, Thunderbird o la aplicación gratuita que viene incorporada en Windows 10: Correo.
A diferencia del correo postal de papel, cuando configuramos la aplicación de correo que vayamos a usar, podemos elegir si vaciamos el buzón o conservamos los correos ya recogidos durante un periodo de tiempo determinado en el buzón. Estos correos los marcará la aplicación como ya recogidos y no los volverá a descargar.
Si habitualmente accedemos al email desde un PC y vamos a visualizarlos también desde otro dispositivo, como el teléfono móvil, podemos configurarlo para que mantenga los últimos correos unos días y tengamos esos correos disponibles desde el teléfono móvil o una tablet.
Teniendo en cuenta que nuestro proveedor de servicios de correo electrónico, quien no proporciona los buzones, permite un tamaño máximo de ocupación de los mismos, tendremos que jugar con el espacio que nos proporcione, el numero de emails que recibamos y el tamaño de los mismos para ajustar el número máximo de días que podemos mantener los correos recibidos.
Veamos cómo utilizamos los dispositivos móviles para consultar el correo electrónico.
El protocolo IMAP
Este método de acceso al buzón de correo electrónico nos permite abrir los emails directamente desde él, sin descargarlos.
Los correos nos se borrarán hasta que lo hagamos manualmente.
IMAP crea una estructura de carpetas en el buzón para los correos enviados y eliminados y el usuario puede crear también las carpetas que crea oportuno. Pero esta estructura de carpetas no se descarga por POP3 ni está relacionada en forma alguna con la estructura de carpetas que hayamos creado en nuestra aplicación de PC, como Outlook o Correo de Windows 10.
Podemos configurar este sistema de recogida no sólo en aplicaciones de dispositivos móviles sino también en cualquier aplicación de correo de Windows o Mac, pero debemos tener en cuenta que al no vaciar el buzón este puede llenarse rápidamente.
¿Qué es mejor POP3 o IMAP?
POP3 es el protocolo adecuado para recoger el correo y gestionar éste en una aplicación de escritorio, e IMAP es el adecuado para consultar el correo desde dispositivos en los que no vayamos a gestionar el correo ni almacenarlo.
Con el transcurso del tiempo, habitualmente años, el correo recibido alcanza un volumen importante. Mucho más que el que nos permite almacenar cualquier proveedor de correo, por lo que es necesario descargarlo por POP3 y gestionarlo en una aplicación como Outlook de Microsoft o la gratuita Thunderbird.
Pero ocasionalmente necesitaremos consultar los correos recibidos desde un teléfono o una tablet y ahí es donde reside fundamentalmente la utilidad de IMAP. No es la única aplicación que tiene, pero sí la más habitual.
¿Y si necesito acceder a todas las carpetas de mi correo, calendario y contactos?
El presupuesto es un documento comercial que utilizamos para comunicar a un cliente o a un cliente potencial una estimación de coste de productos y servicios.
Para elaborar un presupuesto correctamente, este debe contener:
Tus datos legales y el nombre comercial
Los datos del cliente
La fecha del documento
Los productos y los servicios que se prestan o se van a entregar
El IVA que se aplica a cada uno de ellos
El importe de cada producto o servicio
La forma de pago
El tiempo de validez del presupuesto
Adicionalmente deberías indicar:
En qué condiciones se presta el servicio
Como se entregan o recogen los productos
Las condiciones legales
Qué está incluido y qué no lo está.
Todo esto, naturalmente debes presentarlo de la manera más elegante posible. Ten en cuenta que el cliente necesita confiar en tí como comercial y en tu negocio o empresa, y entre muchos otros aspectos, valorará lo elaborado que sea el documento que entregues.
Además, hay otra información interna que se debería asocial al documento y que tú, no el cliente, como vendedor o vendedora debes conocer por el bien de la venta y que desarrollaremos mas abajo.
Diferencia entre un presupuesto y una factura proforma
Una duda habitual es qué diferencia hay entre una factura proforma, un presupuesto y la validez legal de ambos.
En ambos documentos el compromiso legal de venta y de compra en las condiciones del documento se crea en el momento de la firma, no antes.
Una factura proforma se diferencia de un presupuesto en:
Debe indicar claramente en el documento el texto: Factura proforma
Contendrá todos los datos legales que se incluyen en una factura, en cuanto a importes, conceptos, datos fiscales del vendedor y del comprador y los importes de los impuestos que se aplican.
Número de documento
Básicamente, una factura proforma es un adelanto de cómo quedará la factura final una vez que se emita, por lo demás es idéntica al presupuesto.
Qué debe contener un presupuesto
Cómo decíamos antes, además de la información que entregamos al cliente hay otros datos que nosotros como prestadores de servicios o productos debemos conocer.
Una venta es un intercambio de trabajo que produce un beneficio para ambas partes.
Nuestro cliente ha trabajado para obtener el dinero con el que pagar nuestro trabajo y este debe reportarle el beneficio que espera y nosotros de igual manera obtendremos un beneficio de la operación.
De esta manera, tendremos que conocer:
Los costes de cada producto y por lo tanto el beneficio unitario de la venta
Una vez que conozcamos nuestro coste hora y las horas de trabajo que emplearemos en la prestación del servicio que ofertemos, de igual manera el beneficio de cada tarea que prestemos.
El estado en el que está la oferta: si está presentado el presupuesto, si está aceptado o si hay que rehacerlo.
Los pasos que hemos dado en nuestra negociación con el cliente y cualquier información que consideremos relevante en el futuro.
Con todo esto obtendremos el beneficio de la oferta. Adicionalmente tendremos que tener en cuenta todos nuestros costes, incluido el tiempo y los medios que hayamos necesitado para su elaboración, así como los costes derivados de la gestión y del servicio postventa si se aplicara.
Debes tener en cuenta toda esta información de costes si no quieres que la operación te salga a pérdida.
Porqué debemos utilizar un ERP o un programa de facturación para la elaboración de un presupuesto
Cómo hemos visto, para gestionar correctamente una venta es necesario disponer de mucha información, tanto de costes de compra como de precios de venta y tiempo invertido.
Un ERP o en su defecto un programa de facturación nos gestiona todos estos datos y nos facilita el circuito de ventas.
Los datos del cliente los tendremos almacenados para el futuro con sus descuentos y tarifas que se le apliquen
La gestión de productos con sus precios de coste, precios de venta, proveedores, stock, etc.
La gestión de todos los documentos, en este caso presupuestos, que se hayan realizado, con las consultas por cliente, producto, estado, etc.
Traspaso de presupuestos, una vez acepados, a pedido de cliente, albarán o factura sin necesidad de volver a crearlos.
Hacer análisis de ventas por cliente, producto, familias, ofertas o periodos.
Toda esta información es prácticamente imposible conocerla desde documentos creados con un tratamiento de textos o una hoja de cálculo.
Desde luego, cuando estamos comenzando un negocio Excel o Word será nuestra elección. Pero con un poco de suerte y mucho trabajo el negocio prospera y entonces necesitaremos la información de los análisis y la organización de la gestión que proporciona un ERP o un programa de facturación.
Colecciones es un componente fantástico del último navegador de Microsoft: Edge.
Te enseñamos cómo exportar colecciones Edge para que puedas guardarlas o compartirlas.
Habitualmente navegamos por objetivos, recopilando webs o páginas relacionadas para después compararlas o compartirlas con otros. Esto es lo que nos permite este componente, organizar, compartir por email y exportar a Excel, Word, OneNote o Pinterest.
Vamos a ver cómo funciona.
Las Colecciones de Edge nos permiten organizar los elementos de un plan o un objetivo en formato de tarjetas en un panel lateral.
Estas tarjetas podemos ordenarlas dentro de cada colección por el criterio que queramos, cómo puede ser por precio, si estamos buscando webs de productos, o por antigüedad, etc. Después veremos un ejemplo.
Funcionalidades de las colecciones de Edge
Las funcionalidades de las Colecciones de Microsoft Edge son:
Sincronización de las Colecciones entre dispositivos. Las Colecciones en Edge de Windows 10, de Edge en iOS o de Edge en Android serán la mismas y lo que añadas o cambies en un dispositivo se verá reflejado en los demás dispositivos que tengamos sincronizados.
Compartir una tarjeta de Colecciones. Pulsando en una tarjeta con el botón de la derecha del ratón, podemos copiar el vínculo y compartirlo, por ejemplo, por correo electrónico, red social o programa de mensajería.
Las Colecciones se pueden componer de páginas, imágenes y notas. Arrastrando una imagen a una colección queda añadida a esta. También podemos añadir notas.
Compartir una Colección completa, con todos sus elementos. De esta manera, fácilmente, podemos enviar por email todas las tarjetas, notas e imágenes de una Colección.
Exportar una Colección a Excel, Word, OneNote o Pinterest.
Vamos a verlo con un ejemplo.
Imaginemos que estamos buscando alojamiento en un hotel para pasar unas vacaciones.
Comenzamos buscando webs de hoteles en la zona que nos interesa y abrimos cada una de ellas en una pestaña del navegador. Hasta aquí, típico, ¿no?
Este sería, mas o menos, el aspecto que tendría nuestra búsqueda:
Crear una Colección agregando todas las pestañas abiertas en el navegador.
Ahora pulsando sobre el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las pestañas, en el menú secundario que aparece, una de las opciones es Agregar todas las pestañas a una nueva colección.
Si pulsamos sobre ella, automáticamente nos crea una nueva colección e inicialmente nos ofrece como nombre la fecha actual. En nuestro ejemplo la vamos a cambiar para identificar que va a contener direcciones de vacaciones.
Bien, ya tenemos una colección creada, partiendo de direcciones.
Agregar pestañas a una nueva colección
Crear una nueva colección desde cero
Las colecciones las abrimos desde el icono con dos pequeños cuadrados superpuestos con una cruz en el centro, que está a la derecha de la barra de direcciones, en la parte superior derecha del navegador.
Si pulsamos sobre ese icono nos aparece la ventana de las colecciones y la primera opción en la parte superior es Iniciar nueva colección. Desde ahí creamos fácilmente una colección vacía.
Cómo añadir elementos a una colección
Una vez que esté abierta la ventana de Colecciones, abrimos la colección a la que queremos añadir la nueva página. En al parte superior vemos el enlace Agregar página actual. Si pulsamos sobre ella agregaremos una nueva tarjeta con la nueva página.
Otra opción es arrastrar una imagen desde la página abierta a la colección. La imagen quedará agregada también como un elemento más.
Otra opción interesante es mediante el icono que está en la parte superior derecha de la colección, agregar notas a la misma.
Ordenar una colección
Podemos ordenar las tarjetas de nuestra colección como creamos conveniente. De cuatro maneras:
Cuatro métodos de envío
Arrastrando las tarjetas para dejarlas en el orden deseado.
En el menú de la colección, los tres puntos (···) en la parte superior derecha, ordenando por orden alfabético.
En el mismo menú por orden de fecha de creación
La última opción de orden es por fecha de acceso. Nos dejará en la parte superior de la colección las tarjetas o elementos a los que hayamos accedido más recientemente.
Exportar una colección
Podemos exportar o enviar nuestra colección a otras aplicaciones para compartirla con otras personas o bien para trabajarla desde otras aplicaciones.
Vamos a ver cuáles y cómo lo hacemos. Todas estas opciones las encontramos en el menú de la colección (recuerda, los tres puntos).
Para poder exportar a aplicaciones, debemos tener iniciada sesión en el navegador con una cuenta de Microsoft.
Estas son las opciones de exportación:
Enviar a Excel. Nos crea una hoja de cálculo en Excel online con un cuadro comparativo, de una línea por cada tarjeta de la colección. En ciertas páginas de comercio electrónico quedan unas comparativas perfectas.
Enviar a Word. Crea un documento en Word online con el título de nuestra colección y un párrafo enlazable con cada una de nuestras tarjetas.
Enviar a OneNote. Nos preguntará en qué cuaderno de OneNote deseamos que nos cree una nota con el contenido de la colección
Enviar a Pinterest. Nos preguntará la cuenta en la que deseamos añadir la colección.
Copiar todo. Está en el mismo menú y nos permite copiar todas las tarjetas y pegar sus enlaces en el documento que queramos o en un email para enviarlo a otras personas.
Sincronizar colecciones entre dispositivos
Siempre que hayamos iniciado sesión y activado la sincronización en Microsoft Edge en nuestros dispositivos, ya sean PC, smartphones Android o iOS, nuestras colecciones estarán sincronizadas y disponibles para su uso.
Además desde cualquiera de ellos podemos añadir o modificar una colección y automáticamente, esas modificaciones quedarán reflejadas en el resto de dispositivos.
Espero que a partir de ahora os atreváis con las Colecciones en Microsof Edge, porque seguro que las váis a disfrutar y sobre todo notaréis un importante ahorro de tiempo y una gran organización.
Hay diversas razones por las que podemos necesitar, en un momento dado, volver a formatear un disco duro externo o formatear un pendrive, que para el caso es lo mismo:
Puede que contenga información que ya no necesitemos y este procedimiento sea más rápido que borrar los archivos y carpetas una a una.
Necesitamos acceder al disco duro externo tanto desde Windows como desde un Mac indistintamente.
Creemos que contiene archivos con virus y ante la duda vemos más seguro formatear la unidad externa.
Algún error ha dañado el volumen lógico, la unidad ha quedado inaccesible y la única manera de poder volver a usarla es dándole formato nuevamente.
En este artículo en Pymecity te explicamos cómo realizar el formateo de un disco duro externo de la manera más sencilla y habitual. Hay otras maneras de dar formato a una unidad en Windows, pero en general, son necesarias en casos particulares y muy concretos.
Este es el proceso más normal y genérico de dar formato a un disco o un pendrive.
Formateo fácil en Windows de un disco duro externo
Acceder a la ventana de formatear una unidad de disco externa es sumamente sencillo.
Para ello abrimos el Explorador de archivos, bien desde el menú de Windows en el apartado de Sistema de Windows o bien accedemos a él en el icono de la carpeta amarilla que tenemos por defecto en la barra de herramientas en la parte inferior del escritorio.
Localizamos la unidad que queremos formatear y la seleccionamos situándonos sobre ella.
Al pulsar sobre la unidad con el botón derecho del ratón se desplegará un menú contextual.
Veremos que una de las opciones que nos ofrece es Formatear…
Pulsamos sobre ella y nos abrirá la ventana de dar formato a la unidad.
Si pulsamos sobre el botón Iniciar comenzará el formato rápido de la unidad.
Esta es la opción más habitual y normalmente no necesitaremos cambiar ninguna de las configuraciones por defecto.
Pero en ocasiones sí necesitaremos cambiar alguno de estos valores predeterminados. Te explicamos en Pymecity cuáles son y en qué ocasiones tendremos que escoger otros valores.
Opciones de formato
Cómo hacer el disco visible en macOS 11 o anteriores
El tipo de sistema de archivos por defecto de Windows es NTFS.
Se puede usar en casi cualquier tipo de equipo y sistema operativo, excepto en los equipos Mac.
MacOS versión 11 y anteriores sólo soportan los formatos FAT, el antiguo sistema de archivos de MS-DOS que sólo soporta tamaños de volumen hasta 32 GB y el más moderno exFAT.
Si desplegamos la opción de Sistema de archivos dentro de la misma ventana de formato, nos ofrecerá además del formato por defecto NTFS, también el formato exFAT.
Debemos seleccionar el formato exFAT para tener compatibilidad con macOS.
Cómo optimizar el formato para archivos grandes o muy pequeños
Cuando se almacena un archivo en un disco duro, éste se divide en bloques de un tamaño determinado.
El Tamaño de la unidad de asignación determina el tamaño que tendrán esos bloques de almacenamiento.
Por defecto nos ofrece bloques de 4096 bytes.
Esto quiere decir que, si almacenamos un archivo de 10 bytes de tamaño, realmente ocupará en el disco duro 4096 bytes. Y si almacenamos un archivo de 6000 bytes ocupará dos bloques de 4096 bytes, es decir 8192 bytes.
En general lo más sensato, salvo que tengamos claro lo que hacemos, es dejar el valor por defecto que nos proponga Windows.
Utilizar valores mayores tiene sentido solamente cuando la gran mayoría de los archivos sean de tamaño grande, como películas de video, discos completos de música o fotografías en formato RAW, de manera que un archivo ocupe un menor número de bloques y por lo tanto tengamos menos probabilidad de fragmentación en el almacenamiento.
Por el contrario, escoger un tamaño menor de bloque tiene sentido si el disco duro externo va a almacenar fundamentalmente archivos muy pequeños, menores del tamaño de bloque que nos ofrece. De manera que se optimice el uso del disco.
Pero, repito, salvo que lo tengamos muy claro, lo mejor es dejar en este caso los valores por defecto que nos ofrezca Windows.
Dar formato rápido o no
Si damos formato rápido al disco, se creará la estructura lógica del sistema de archivos, pero no se verificará el estado físico del disco.
Tampoco inicializará cada sector del disco, manteniendo los datos que hubiera originalmente, de manera que, con software especializado, con suerte, sería posible recuperar información después del proceso de formato.
Si queremos asegurarnos de que se inicializan los sectores del disco y por lo tanto se comprueba su estado, debemos desmarcar la opción de Formato rápido.
Tardará bastante más tiempo el proceso, pero se realizarán esas tareas.
Cambiar la etiqueta al disco duro
Una opción interesante es personalizar la etiqueta del disco con el texto que queramos, de manera que cuando lo veamos en el Explorador de archivos podamos diferenciarlo de otros discos duros externos y hacernos una idea del tipo de contenido que contiene.
Seguramente te has hecho estas preguntas en algún momento:
¿Si mi PC se comporta lento es porque le falta memoria RAM?
¿Si un PC tiene más memoria RAM ejecutará más rápidamente las aplicaciones?
¿Estoy tirando el dinero si le instalo más RAM de la que necesito?
Todas estas preguntas y algunas más te las explicamos a continuación
Además, sabrás, en función del uso que le vas a dar al equipo con Windows cuánta memoria RAM necesitarás y cómo calcular tus necesidades futuras.
Empecemos por el principio:
¿Qué es la memoria RAM?
La memoria RAM es, de una manera simplificada, el componente del ordenador que actúa como nuestra mesa de trabajo.
Dependiendo del tipo de uso y del tipo de aplicaciones que utilicemos necesitaremos diferentes cantidades de memoria disponible.
Veamos cómo utiliza nuestro PC la RAM y así nos haremos una idea clara de cuanto vamos a necesitar.
Sí es importante que tengamos en cuenta que necesitaremos dimensionar el tamaño de la memoria instalada en el equipo, no para el uso habitual sino para el uso máximo que le vayamos a dar. Aquel que rara vez necesitamos, pero que en ocasiones lo requerimos.
Tampoco debemos confundir la memoria RAM con el espacio del disco duro. Siguiendo el símil anterior, si la RAM es la mesa de trabajo del ordenador, el disco duro es el archivador, donde se almacena definitivamente la información. El trabajo real se realiza en la memoria RAM.
¿Cómo usa la RAM Windows?
Cuando ejecutamos una aplicación, como puede ser un tratamiento de textos como Microsoft Word, un visor de fotos o una aplicación de hojas de cálculo como Microsoft Excel, el archivo del ejecutable y todos los archivos de programa adicionales que necesitas se mueven desde el disco duro a la memoria RAM.
Y es ahí, en la memoria, donde el procesador del ordenador puede ejecutar las instrucciones contenidas en una aplicación.
Si a continuación desde una de estas aplicaciones que ya tenemos cargadas (y ocupando memoria) abrimos un documento de texto, un gráfico, una hoja de cálculo, etc. estas también necesariamente van a parar a la RAM.
Solamente desde la RAM pueden las aplicaciones acceder a los datos. Se tienen que mover desde el disco duro a la RAM también.
Así que cuantas más aplicaciones tengamos abiertas simultáneamente y cuanto mayor sea la información que cargan esas aplicaciones, mayor será el uso de la memoria.
Además de las aplicaciones que ejecutemos debemos tener en cuenta que el sistema operativo, por ejemplo, Windows. También se carga en la RAM desde el arranque del ordenador.
También se cargan en la RAM todas las aplicaciones que se auto inician en el arranque del ordenador, como software antivirus, o gestores de bases de datos.
¿Cuánta memoria RAM necesito en función de uso del PC?
¡Vale!
Entonces, después de toda esta explicación, veamos cuales son los tamaños actuales mas habituales según el tipo de uso:
USO
APLICACIONES HABITUALES
TAMAÑO
Profesional básico:
Tratamiento de textos, hojas de cálculo pequeñas, Internet.
4 a 8 GB
Profesional estándar:
Hojas de cálculo grandes, software de gestión o ERP, edición de texto con gráficos, Navegación en Internet con múltiples pestañas abiertas, PowerPoint, Edición de imágenes pequeñas.
8 a 16 GB
Profesional avanzado:
Edición de fotografía (RAW o JPG), edición de video pequeño, bases de datos.
16 a 32 GB
Grandes necesidades:
Juegos, CAD, edición profesional de video, edición profesional de fotografía.
32 a 128 GB
Preguntas más habituales
¿Si añado más RAM aumentaré la velocidad de mi PC?
NO. Más memoria RAM de la necesaria no aumenta la velocidad del equipo.
¿Si me quedo corto de memoria RAM disminuirá el rendimiento de mi PC?
SI. Cuando en equipo necesita para cargar datos o aplicaciones más memoria de la que dispone, se ralentiza enormemente.
Entonces ¿Qué hago?
Cuando adquieras un ordenador, ya sea de sobremesa, portátil o laptop, prevé un poco más de memoria de la que creas necesitar.
Si actualmente usas un máximo de 4 GB de RAM, adquiérelo con 8 GB.
Ten en cuenta que tanto las aplicaciones como Windows aumentan de capacidades y por lo tanto de tamaño. Y en el futuro necesitarán más memoria de la que necesitan hoy.
Asegúrate también de que el nuevo PC dispone de zócalos libres para ampliar la memoria RAM en caso de necesidad. El coste de instalarla posteriormente será mayor que el de la instalada de fábrica, pero al menos no te quedaras sin opciones.
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