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Qué es un ERP y para qué sirve un ERP
ERP es un acrónimo de planificación de recursos empresariales, y es un tipo de software que las empresas utilizan para gestionar sus operaciones comerciales. Coloquialmente los conocemos cómo programas de gestión integrada.
Los sistemas ERP pueden ayudar a las empresas a controlar los niveles de inventario, los datos de ventas y otra información importante. Además, los sistemas ERP a menudo pueden automatizar ciertos procesos empresariales, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y ahorro de costes.
Si te preguntas qué es un ERP y te digo que un sistema ERP significa Enterprise Resource Planning o dicho en español, Planificación de los Recursos de la Empresa, probablemente te quedes con los ojos como platos y me digas que la definición es perfectamente válida pero que no te dice nada.
Y efectivamente, al menos desde mi punto de vista, no aporta nada.
Pero si te digo que un ERP es el software de gestión que te permite saber cuando compras un producto para venderlo: a quién se lo has comprado, cuanto te ha costado, donde está almacenado, cuantas unidades más de ese producto tienes en el almacén.
Y saber cuándo lo vendes: a quién se lo has vendido, por cuánto, cómo se lo has entregado y en qué ruta.
También conocer en qué documento has generado la factura de venta y si la has contabilizado.
Que al final sabrás todos los costes asociados a esa venta y por lo tanto el beneficio real y además podrás calcular los impuestos correspondientes.
Si te digo que eso es lo que hace un ERP y que todos esos procesos están integrados dentro del mismo programa de gestión, entonces ya cobra sentido.
Qué 7 ventajas aporta un ERP
Vamos a intentar exponer de manera ordenada qué ventajas nos aporta disponer de un sistema ERP.
Información global del negocio.
Ya que todos los procesos de negocio y todas las áreas están integradas y relacionadas, la información que podemos extraer de la aplicación como hojas de cálculo, listados, gráficos, estadísticas, etc. las deberíamos poder relacionar como deseemos, de manera que se puedan tomar las decisiones empresariales adecuadas.
Trazabilidad de cada aspecto de la gestión.
Debemos poder hacer un seguimiento de, por ejemplo, en una factura de venta, de qué albarán provino, a su vez de qué oferta o presupuesto, a quien se le compró el material y cuándo, etc. Más si hablamos de productos que se encuentren referenciados de manera individual, como puedan ser elementos con número de serie o lotes y fechas de caducidad.
Continuidad en la gestión.
Lo habitual y lo normal es que podamos traspasar un tipo de documento a otro directamente, como podría ser pasar pedidos de compra a albaranes y a su vez a la factura de compra que corresponda, sin tener que volver a teclear cada uno de los documentos, con el consiguiente ahorro de tiempo.
Módulos adicionales.
Suele componerse de distintos módulos que añaden funcionalidades adicionales al programa básico, como puede ser un módulo CRM, módulos de producción (gestión de procesos de fabricación), enlaces a Ecommerce, etc.
Infraestructura informática común.
Habitualmente los datos suelen estar unificados en una única base de datos y ello permite una mejor y mas segura gestión de la información tanto a nivel de copias de seguridad como de la infraestructura de hardware necesaria.
Al estar unificada, es mas fácil poder escalarla cuando sea necesario o migrarla a un hardware más potente o a infraestructuras basadas en la nube como puede ser Azure de Microsoft.
Control y seguridad de usuarios.
Al menos yo no conozco ningún ERP que no lleve una gestión de usuarios y los correspondientes permisos de a qué zonas de la aplicación pueden acceder y a cuáles no. Y qué se les permite hacer dentro de cada área.
Establecer flujos de trabajo y automatizar procedimientos.
Estrictamente hablando, no es obligatorio que un ERP incluya estas opciones, aunque en distinta medida, son habituales en este tipo de aplicaciones. Permite definir la obligatoriedad de seguir un camino determinado a la hora de realizar ciertas tareas, como que un proceso de ventas sólo se pueda realizar habiendo pasado por un camino concreto. Como puede ser una oferta, un pedido de cliente, un albarán, una factura y que no pueda realizarse un documento sin haber realizado el documento previo.
También es habitual el que ciertos procesos, como facturar albaranes o generar recibos, se puedan hacer automáticamente según un esquema previamente programado.
Resumen.
Los ERP incluyen una gran variedad de opciones que cubren la mayoría de las peculiaridades de cada negocio y ello permite que sea el software de gestión el que se adapte al funcionamiento del negocio y no al contrario, como en algunas ocasiones en las que tiene que ser el negocio el que se adapte a al programa de gestión.
Sacarle el máximo partido a esa potencia, en muchas ocasiones requiere encargar a profesionales expertos en cada ERP concreto de cada fabricante la adaptación de éste a cada negocio. En principio puede parecer un gasto, pero no es comparable al beneficio adquirido.
Y ahora que ya sabemos qué es un ERP, sólo nos queda saber a quién va dirigido que es fundamentalmente al segmento de la PyME, para autónomos, no sería necesario un ERP, sí existen otro tipo de programas, pero eso lo veremos en otro post.
Como siempre, espero haber aclarado conceptos en qué es un ERP, ya que por mi experiencia a veces no quedan claros, y espero también que haya sido de utilidad. Hasta otra.