Cómo utilizar Microsoft Office gratis para la empresa

por Sep 8, 2022Software

Cómo utilizar Microsoft Office gratis para la empresa

Microsoft Office Online es un conjunto de aplicaciones gratuitas que permite crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Acceder a la versión gratuita de Microsoft Office online es tan sencillo cómo iniciar sesión en Office.com con tu cuenta gratuita de Microsoft.

Te explicamos que aplicaciones incluye, cómo crear una cuenta de Microsoft y como acceder a Word, Excel y las demás aplicaciones que incluye.

Si ya tienes una suscripción de Microsoft Office 365, el procedimiento es el mismo, pero las aplicaciones online de Word, Excel, PowerPoint, etc. las veras en sus versiones ampliadas, en lugar de las básicas.

Así se ve la pantalla de inicio de Office.com
Así se ve la pantalla de inicio de Office.com

Qué es Microsoft Office Online

Office.com es un sitio web en el que puedes acceder a las versiones online gratuitas de las aplicaciones de Microsoft Office Online y Microsoft Office 365 Online.

Entre ellas están Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Skype. También puedes crear y almacenar documentos en la nube en OneDrive.

Para utilizar Office.com, es necesario tener una cuenta de Microsoft. Esta es completamente gratuita y muy fácil de crear.

Creación de una cuenta Microsoft gratuita

Si no tiene una cuenta de Microsoft, puede crear una de forma gratuita. Para ello:

  1. Vaya a office.com y seleccione “Iniciar sesión” en la parte superior derecha, en la esquina derecha, de la pantalla.
  2. Te solicitara un usuario para acceder, pero debajo veras el texto “¿No tiene una cuenta? Cree una.”. Pulsando sobre él se inicia el asistente creación de una cuenta nueva.
  3. Introduzca su dirección de correo electrónico, el número de teléfono o cree una nueva dirección del tipo outlook.es, outlook.com o hotmail.com.
  4. Elija una contraseña válida.
  5. Seleccione su país/región
  6. Siga las instrucciones para verificar su dirección de correo electrónico
  7. Una vez que haya verificado su dirección de correo electrónico, accederá a la página de inicio de Microsoft Office. Aquí puede empezar a utilizar el versiones en línea de Word, Excel y las demás aplicaciones de Office.

Qué aplicaciones se incluyen

Las versiones en línea de Word, Excel y PowerPoint son muy similares a las versiones de escritorio de estos programas

Puedes utilizarlo para guardar documentos y archivos en línea y acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Estas son las aplicaciones online actuales, aunque la lista de ellas aumenta cada poco tiempo:

Microsoft Word

Con Microsoft Word podrás crear documentos con un formato perfecto, sin tener que preocuparte por las compatibilidad con las versiones estándar del programa.

Este programa gratuito te ofrece las funciones básicas de Microsoft Word, además de la posibilidad de colaborar con otras personas en tiempo real. Incluye varias plantillas gratuitas, para no tener que empezar documentos tipo desde cero.

Microsoft Excel

Microsoft Excel online gratuito tiene las características más usuales de la versión de escritorio, pero sin necesidad de instalar ningún software. Puedes crear hojas de cálculo y libros, con todos los cambios guardados automáticamente en OneDrive.

Te permite convertir los datos de las hojas de cálculo en modernos objetos visuales como gráficos de distintos tipos.

Puedes, al igual que en el resto de aplicaciones, trabajar en tiempo real con otros usuarios sobre el mismo documento.

Así se ve Microsoft Excel Gratis en Office.com
Así se ve Microsoft Excel Gratis en Office.com

OneDrive

OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios guardar y compartir archivos en línea.

OneDrive está integrado con Microsoft Office online y puede utilizarse para almacenar documentos, fotos y otros archivos.

OneDrive ofrece 5 GB de almacenamiento en la versión gratuita.

Con OneDrive, puedes estar tranquilo sabiendo que tus documentos y fotos están a salvo y que puedes acceder a ellos desde cualquiera de tus dispositivos, estés donde estés.

Y si alguna vez pierdes tu dispositivo, no perderás tus archivos y fotos una vez que los hayas guardado en OneDrive. Incluso puedes compartir tus documentos y fotos con clientes, amigos y familiares.

Tiene compatibilidad directa en Windows 10 y Windows 11 y aplicaciones para dispositivos móviles Android y Apple, con lo que puedes acceder a los documentos allí almacenados desde cualquiera de ellos.

PowerPoint

PowerPoint es un software de presentaciones que permite a los usuarios crear y presentar diapositivas.

Es muy popular para las presentaciones empresariales y los proyectos escolares, y es fácil de usar. Básicamente, creas una presentación añadiendo texto, imágenes y otros elementos multimedia a las diapositivas, y luego puedes compartirla con otros exportándola como PDF o enviándola como archivo adjunto a un correo electrónico.

Outlook

Outlook es un servicio de correo electrónico desarrollado por Microsoft. Permite a los usuarios enviar y recibir correos electrónicos, así como gestionar sus calendarios, contactos y tareas. Outlook también ofrece una serie de características que lo convierten en una gran opción para los usuarios empresariales, como la capacidad de rastrear correos electrónicos, compartir calendarios y programar reuniones. Sin embargo, Outlook no es sólo para las empresas; también es una gran opción para las cuentas de correo electrónico personales. Outlook ofrece una gran variedad de funciones que facilitan la organización y la conexión con tus amigos y familiares. Tanto si utilizas Outlook con fines empresariales como personales, es una excelente opción para gestionar tu correo electrónico.

La versión profesional de Outlook, también conocida como Exchange online de Microsoft 365, ofrece todas las opciones y funcionalidades de un servidor Exchange alojado en la nube de Microsoft.

Teams

Microsoft Teams es una aplicación de comunicación que permite a los usuarios hacer llamadas de voz y vídeo, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos.

Teams está disponible en varias plataformas, como el escritorio, el móvil y la web y ofrece una variedad de características, como videollamadas en grupo, compartir la pantalla y grabar las llamadas.

Forms

Microsoft Forms es un servicio en línea que permite crear encuestas, cuestionarios y sondeos. Microsoft Forms es gratuito y fácil de usar. Puedes crear un formulario en cuestión de minutos y luego compartirlo con otros por correo electrónico o incrustándolo en tu sitio web. Microsoft Forms también está integrado con Microsoft Excel, por lo que puedes analizar fácilmente los resultados de tus encuestas y cuestionarios. 

Sway

Microsoft Sway es una herramienta de narración digital que permite a los usuarios crear y compartir informes interactivos, presentaciones e historias personales.

Microsoft Sway es fácil de usar e incluye una variedad de plantillas y diseños que se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades del usuario. También se integra con otros productos de Microsoft, como OneDrive y SharePoint, lo que la convierte en una potente herramienta de colaboración.

Diferencias entre Microsoft Office Online y Microsoft Office 365 Online.

Microsoft Office 365 es un servicio de suscripción que da a los usuarios acceso al conjunto de herramientas de productividad de Microsoft Office. Obviamente esto significa que es un producto de pago.

Dependiendo del tipo de suscripción que se adquiera tendrá distintas capacidades y aplicaciones.

Microsoft Office Online, por otro lado, es una versión online gratuita de Microsoft Office que incluye versiones básicas de Word, Excel y PowerPoint.

Microsoft Office 365 ofrece más características y funcionalidades que Microsoft Office Online. Por ejemplo, Microsoft Office 365 incluye versiones completas de Word, Excel y PowerPoint, así como de Outlook y OneNote.

Así se ve Excel en Office de Microsoft 365. Cómo ves tiene diferencias con la versión gratuita.
Así se ve Excel en Office de Microsoft 365. Cómo ves tiene diferencias con la versión gratuita.

Además, Microsoft Office 365 ofrece 1 TB de espacio de almacenamiento en OneDrive, mientras que Microsoft Office Online sólo ofrece 5 GB.

Por último, Microsoft Office 365, según la suscripción, ofrece a los usuarios la posibilidad de instalar la suite ofimática en hasta cinco dispositivos, mientras que Microsoft Office Online solo puede utilizarse desde el navegador.

Para terminar

Microsoft Office Online es una versión online gratuita de Microsoft Office que incluye versiones básicas de Word, Excel y PowerPoint. Tiene funciones limitadas en comparación con la suscripción completa a Microsoft Office 365, pero es una gran opción para quienes solo necesitan lo básico.

Microsoft Office 365 es un servicio de suscripción que da a los usuarios acceso al conjunto de herramientas de productividad de Microsoft Office. Ofrece más características y funcionalidades que Microsoft Office Online, y dependiendo del tipo de suscripción adquirida, los usuarios pueden instalar la suite ofimática hasta en cinco dispositivos.

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