Elija la impresora de oficina perfecta.

A la hora de elegir la impresora de oficina adecuada, el principal factor de ahorro es elegir el dispositivo correcto.

El tipo de uso que va a tener, el volumen de impresiones y la tecnología de impresión determinaran tanto el coste de adquisición del equipo cómo los costes periódicos de consumibles y mantenimiento.

Hay que tener en cuenta muchos factores. Pero con tantos modelos y marcas diferentes en el mercado, puede ser difícil saber por dónde empezar. En este artículo, describiremos algunas de las consideraciones más importantes que debe tener en cuenta a la hora de elegir una impresora adecuada para su oficina o para casa.

Te contamos todo los que hay que saber para elegir la impresora adecuada a tus necesidades. Tecnologías de impresión, con escáner o sin él, calidades de imagen, conectividad, velocidad, tamaño de papel y uso al que va destinada.

Una impresora es sencillamente un dispositivo que imprime texto o gráficos en papel. El resultado puede ser una copia en papel de lo que aparece en la pantalla del ordenador, o puede ser algo que se ha creado específicamente para imprimir, como un documento, un membrete, un póster, una fotografía, una tarjeta de visita o un folleto.

Vemos primero los distintos usos habituales de impresión y a continuación os explicaré las distintas características y tecnologías que deben cumplir cada una de las funcionalidades.

Impresoras por tipo función o tipo de uso

Impresoras para la oficina y hogar

La impresora que reina en el entorno de oficina es la impresora multifunción, también llamada MFP. Los equipos multifunción, tienen, además de la función de imprimir, la de escanear, copiar y, a veces, enviar faxes (últimamente en desuso).

Las ventajas de una MFP son obvias: se ahorra espacio en el escritorio porque no se necesitan varios dispositivos y también se ahorra dinero porque es menos costoso comprar una impresora multifunción que comprar cada uno de los tres o cuatro dispositivos (Impresora, fotocopiadora, escáner y fax).

En función del volumen de impresiones mensuales que se vayan a realizar, de las necesidades de uso entre varios usuarios y de su ubicación, las podemos clasificar en dos tipos:

Impresora personal o de sobremesa

Las impresoras personales se utilizan generalmente en el hogar y en las pequeñas empresas. En su mayoría son impresoras de inyección de tinta, que utilizan tinta líquida para producir impresiones en papel. La calidad de la impresión no es tan buena como la de una impresora láser, pero son mucho más baratas a la hora de comprar y muy fáciles de utilizar.

Aunque últimamente hay impresoras laser tanto en color como en blanco y negro para sobremesa que se encuentran a buen precio y con muy buenas prestaciones.

Las encontrarás tanto con escáner como sin él.

La conectividad habitual es por cable USB, algunos modelos con características superiores incluirán conectividad por LAN, WIFI, Bluetooth o incluso todas o más de una de esas conexiones.

El tamaño de papel habitual es normalmente A4 en la mayoría, sobre todo en las más básicas y más económicas.

La carga de trabajo es para volúmenes de impresión bajos, es decir para imprimir ocasionalmente o, al menos, no demasiadas páginas.

Impresora para Oficina y departamental

Las impresoras para oficina están diseñadas para cargas de trabajo superiores a las de las impresoras de sobremesa y cuentan con diversas opciones de conectividad, desde USB hasta Ethernet o WIFI.

La mayoría tienen impresión automática a doble cara (imprimen en ambas caras del papel) de serie.

Además del tamaño de papel DIN-A4, tienen también alimentación para DIN-A3 y para todos los demás tamaños intermedios. Aunque el formato de papel más habitual es el DIN-A4 y los inferiores, como el DIN-A5, DIN-A6 y los formatos de sobre.

En este tipo de periféricos se incluyen las MFP (impresoras multifunción), que son dispositivos que incluyen funciones de escaneo, copia y fax, además de la impresión.

Los encontrará tanto con impresoras en color como en blanco y negro.

Suelen tener mayor capacidad de papel que las impresoras de sobremesa y algunas incluso tienen un alimentador automático de documentos para escanear o fotocopiar de gran capacidad.

Impresora de tickets

La impresora de tickets es un tipo de dispositivo que habitualmente utiliza impresión térmica que produce textos y gráficos en papel sensible al calor.

Se utilizan en aplicaciones como los tickets de venta, en los mostradores de comercio, la hostelería, la venta de entradas para eventos y el etiquetado de productos.

El formato de papel es en rollos de 58mm.

Pueden venir con corte automático o sin él.

Se conectan al ordenador por cable USB y suelen incluir un conector RJ11 para conectar la apertura del cajón portamonedas del TPV (Terminal Punto de Venta).

Impresora de etiquetas

Las impresoras de etiquetas están diseñadas para imprimir en varios tipos de soportes de papel autoadhesivos.

Las aplicaciones más comunes se encuentran en las industrias de la alimentación, las bebidas y la sanidad, donde el etiquetado de los productos es obligatorio por ley.

Pueden ser de sobremesa o de tipo industrial.

La conectividad suele ser USB, pero algunos modelos disponen de Ethernet o WIFI.

Los tamaños del rollo de papel de etiquetas varían en función de la impresora, pero los más comunes son los de 12mm y 62mm de ancho para la impresoras de etiquetas de sobremesa y de 104mm para las industriales.

Existen modelos de impresión de etiquetas en color, aunque lo normal es que sean exclusivamente en blanco y negro.

Impresoras portátiles A4

Las impresoras portátiles en formato A4 están diseñadas para ser transportadas y utilizadas fuera de la oficina, como en las visitas a las instalaciones o sobre el terreno.

En su mayoría son del tipo de inyección de tinta o de papel térmico y tienen una batería incorporada, por lo que no necesitan estar conectadas a una toma de corriente.

La conectividad suele ser USB o Bluetooth.

El tamaño del papel es A4 y algunos modelos incluyen A6 y A7.

Impresoras portátiles de tickets

Las impresoras portátiles de tickets están diseñadas para ser transportadas y utilizadas fuera de la oficina, por ejemplo, en visitas de campo o sobre el terreno.

En su mayoría son del tipo de papel térmico y tienen una batería incorporada, por lo que no necesitan estar conectadas a una toma de corriente.

La conectividad suele ser USB o Bluetooth, pero hay modelos con WIFI.

El tamaño del papel es de 2 pulgadas o 51mm de ancho, 3 pulgadas o 80mm, hasta 4 pulgadas o 102mm en algunos modelos.

Existen modelos diseñados para ser fijados al cinturón y modelos destinados a logística diseñados para ser montados en vehículos.

Impresoras fotográficas

¿Quieres imprimir fotos además de documentos? Entonces necesitas una impresora fotográfica. Estas impresoras tienen una mayor resolución que los dispositivos que sólo imprimen texto y suelen costar un poco más.

Las impresoras fotográficas habitualmente son de inyección de tinta.

La mayoría de las impresoras fotográficas también pueden imprimir en tamaños de papel estándar, por lo que también puedes utilizarlas además para imprimir documentos en general.

¿Necesitas imprimir fotos en gran formato? Entonces necesitas una impresora fotográfica industrial. Estas impresoras están diseñadas para imprimir fotos de alta calidad en tamaños grandes, hasta el tamaño de un póster.

Utilizan diversas tecnologías, como la inyección de tinta, el láser y la impresión LED.

Algunos modelos también pueden imprimir en materiales textiles.

Glosario de términos

Tecnologías de impresión

Impresión Láser.

Una impresora láser utiliza un rayo láser para transferir mediante electricidad estática una imagen formada por tóner al papel. A continuación, este pasa por un fusor, que funde el tóner sobre el papel fijando la impresión.

Inyección de tinta

Una impresora de inyección de tinta utiliza pequeñas boquillas para rociar gotitas de tinta directamente sobre el papel. Cuanto más pequeñas sean las gotas y mayor número de ellas, mejor será la definición de la impresión.

Impresión térmica

Una impresora térmica utiliza el calor para producir una imagen en el papel térmico. El calor lo genera un pequeño elemento calefactor que se encuentra en el cabezal de impresión.

Impresora matricial

Una impresora de matriz de puntos imprime golpeando las agujas contra una cinta de tinta. Actualmente han caído en desuso, pero se continúan utilizando cuando se necesitan copias en papel continuo autocopiativo.

Formatos de papel

Los formatos de papel para impresora que habitualmente son soportados por estas suelen cumplir con las normas ISO-DIN A, B o C.

En cada norma, se guarda una proporción entre cada tamaño y el siguiente. De tal manera que el alto de un formato de hoja sea igual al ancho del tamaño superior.

Así si doblamos por la mitad por el lado mas ancho una hoja DIN A3, obtendremos dos hojas de tamaño DIN A4.

Os dejo una tabla con los formatos de papel habituales para la impresoras, así como los tamaños en milímetros de cada tamaño de papel.

Tipos de conectividad

Conectividad USB

La impresora se conecta con cable USB exclusivamente a un solo ordenador. No pudiendo se utilizada por otrs PC por ese medio.

Conectividad LAN

La impresora se conecta a la red local LAN mediante un cable RJ45. Otros dispositivos que estén conectados a la misma red, ya sea mediante cable o WIFI, podrán utilizar simultáneamente este periférico.

Conectividad WIFI

La impresora es capaz de conectarse a la red WIFI. Podrán utilizarla otros ordenadores que estén conectados tanto a la red WIFI como LAN.

Conectividad Bluetooth

La conexión Bluetooth es un tipo de conectividad inalámbrica que se utiliza normalmente en terminales móviles como smartphones y tablets.

Impresión a doble cara

La impresión a doble cara o impresión a doble cara es una función que nos permite imprimir en ambas caras del papel de forma automática.

Para ello, la impresora debe tener esta función y el alimentador de papel también debe soportarla.

Hay que tener en cuenta que no todas las impresoras disponen de impresión automática a doble cara, es decir, no pueden imprimir por las dos caras del papel sin nuestra intervención.

Tipos de escáner

Debemos prestar atención a las siguientes funcionalidades del escáner de las impresoras multifunción, ya que no todas las incorporan.

• La capacidad de escanear a doble cara sin necesidad de voltear los documentos.
• El alimentador de documentos. De manera que no tengamos que realizar el proceso de escaneo hoja a hoja.
• La resolución del escáner. A mayor resolución, mejor resultado.

Conclusión

A la hora de escoger impresora hay que tener en cuenta las funciones que va a realizar. Dependiendo de la finalidad para la que se vaya a utilizar principalmente el dispositivo dentro de la empresa, se requiere un determinado dispositivo de cada uno de los diferentes tipos disponibles.

Si quieres poder escanear documentos y guardarlos en tu ordenador, necesitas un equipo multifunción que tenga escáner.

Hay tres tipos de tecnología utilizados en las impresoras: láser, inyección de tinta y térmica. Las impresoras térmicas utilizan el calor para producir una imagen en un papel especial, que luego pasa por la impresora. Se utilizan sobre todo para los recibos y tickets. Las impresoras de chorro de tinta lanzan pequeñas gotas de tinta sobre el papel para crear una imagen, mientras que las láser utilizan tóner, que al fundirse fija la impresión sobre el papel.

A la hora de elegir la impresora de oficina adecuada, hay que tener en cuenta algunos aspectos. El tipo de tecnología, las funciones y la calidad de impresión son factores importantes. ¿Necesitas una impresora láser, una de inyección de tinta o una de color? ¿Es para imprimir documentos o fotos? ¿Y qué calidad necesitas para tus impresiones?.