Cómo exportar e importar un certificado digital

Cómo exportar e importar un certificado digital

Actualmente, cualquier gestión online con la Administración requiere del uso de certificados digitales para realizarlos. Te explicaré cómo exportar un certificado digital a otro ordenador para poder tener una copia de seguridad o utilizarlos en otro ordenador, cómo hacer la correspondiente instalación o importación, qué es un certificado digital y por qué es necesario su uso.

Certificado digital
Certificado digital

Ya que este blog está orientado a hacer comprensible y útil las distintas tecnologías informáticas para las pymes y los autónomos, pero intentando no entrar en profundidad en términos técnicos, ya verás cómo es más sencillo de lo que a primera vista parece. Pero, por supuesto, a todo aquel que le sea útil, bienvenido sea.

Este post trata de los certificados que se usan para trabajar con la administración, no de los certificados de una página web. Son similares y mucho de lo que diga aquí aplica a ellos, pero me referiré exclusívamente a los primeros, con fines legales y administrativos.

Te voy a explicar cómo gestionarlos empezando desde lo más habitual hasta lo que son y cómo funcionan.

Cómo exportar un certificado digital

Vamos a comenzar por el proceso más común, que consiste en que ya tenemos correctamente instalado el certificado en nuestro sistema operativo Windows y necesitamos exportarlo por una de estas razones:

  • Hacer una copia de seguridad del certificado digital para asegurarnos de que en el caso de un fallo en el equipo o cualquier otro problema que impida que accedamos a él, como pudiera ser un virus del tipo ramsonware, que encripta la información del disco duro y lo hace inutilizable, podamos instalar posteriormente el certificado digital salvaguardado en otro PC.
  • Tenemos que instalar este certificado digital en un segundo ordenador para poder hacer gestiones o firmar documentos desde ambos equipos.

Para realizar este proceso desde Windows 10, voy a explicarlo desde las herramientas que proporciona el sistema operativo Windows, no desde el navegador como algunas guías lo explican.

¿Por qué lo hago así? Porque quien realmente gestiona los certificados es el sistema operativo, no los navegadores. Estos lo que sí hacen es acceder al gestor de certificados de Windows, leerlos y hacer la mayoría de sus gestiones. Pero si lo hacemos como os explico, con seguridad, estarán disponibles en cualquier software que lo requiera, incluidos los navegadores.

Procedimiento para exportar un certificado digital

En Windows 10 pulsamos sobre el botón Inicio (el icono con el logotipo de Windows en la esquina inferior izquierda) y en el menú que aparece pulsamos sobre el icono del engranaje (Configuración).

Arriba en el cuadro de búsqueda tecleamos “Administrar certificados de usuario

Veremos que nos da el acceso a la configuración. La seleccionamos y nos abrirá el gestor de certificados.

Abrir el gestor de certificados de usuario
Abrir el gestor de certificados de usuario

En la ventana de la izquierda, seleccionamos y desplegamos “Personal” y seleccionamos el siguiente nivel que es “Certificados“.

Esto nos mostrará todos los certificados en la parte derecha de la ventana.

Seleccionar almacén personal en el gestor de certificados
Seleccionar almacén personal en el gestor de certificados

Buscamos el certificado que queremos exportar, lo seleccionamos y pulsamos sobre el botón derecho del ratón. Se nos abre un menú contextual.

En ese menú seleccionamos “Todas las tareas”. Nos abre un submenú, donde la última opción es “Exportar”. Esto nos abre el “Asistente para exportar certificados”, que nos guiará en el proceso. Pulsamos el botón “Siguiente”.

Gestor de certificados de usuario opción exportar
Gestor de certificados de usuario opción exportar

A continuación, nos pregunta si queremos exportar la clave privada.

  • ESTO ES IMPORTANTE: Selecciona “Exportar la clave privada”.
  • NECESITAMOS LA CLAVE PRIVADA para trabajar con la administración.
  • Si te aparece en gris y no seleccionable la opción de exportar la clave privada, es que no se instaló con el certificado y ni el que tienes es válido para realizar gestiones con la administración ni la exportación te valdrá para ello. Tan sólo te permite identificarte.

En la siguiente pantalla nos debería ofrecer sólo la posibilidad de exportarlo en formato PKCS #12 (.PFX).

Dejamos las opciones marcadas por defecto. Y pulsamos “Siguiente

Nos ofrece la posibilidad de proteger ese certificado con contraseña, de manera que nos la pida cada vez que queramos instalarlo. Solo la pedirá para instalarlo, no para usarlo posteriormente.

  • Ten en cuenta que cualquiera que pueda instalar el certificado podrá firmar en tu nombre. Así que lo ideal es que sólo quien deba poder usarlo (tú o alguien de mucha confianza) pueda también instalarlo.
  • Mi recomendación es que protejas la instalación con contraseña y que por lo tanto actives esa opción. Acuérdate de guardar y proteger esa clave.

El siguiente paso es elegir dónde y con qué nombre queremos guardar nuestro certificado digital exportado. Selecciona una carpeta y un nombre que lo identifique, por ejemplo: el CIF o el DNI.

En la siguiente pantalla al pulsar en “Finalizar“, tendremos nuestro certificado exportado y listo para instalarlo o importarlo en otro PC.

Cómo importar un certificado digital

Importación sencilla

Este proceso es con mucha diferencia mucho más sencillo que la exportación.

Primero te lo explicaré por el camino mas fácil y al final como referencia mediante el “Administrador de certificados“.

La forma más sencilla de lanzar el Asistente de importación de certificados de Windows es haciendo doble clic sobre el fichero del certificado digital.

Hay que tener cuidado con un par de cosas antes de lanzarse al proceso de “Siguiente, Siguiente, Siguiente…”. Lo vemos:

Bien, ya hemos hecho doble clic sobre el fichero del certificado y estamos en el asistente de certificados.

En la primera pantalla nos pregunta si lo queremos instalar para el usuario actual (con el que hemos entrado en Windows) o para el equipo local (para cualquier usuario que se conecte a ese ordenador. Lo habitual es para el usuario actual.

En la siguiente pantalla nos pregunta por el nombre y la ubicación del archivo a importar. Como lo hemos lanzado desde el propio archivo, los datos que nos muestre serán los correctos, así que pulsamos sobre “Siguiente”.

Bien, ahora aquí hay que tener cuidado:

  • Introducimos la contraseña con la que se exportó. Es necesaria para poder seguir adelante
  • Si queremos que nos pida confirmación cada vez que se use la clave privada, por ejemplo, al firmar algo, marcaremos la opción “Habilitar protección segura de clave privada”. Personalmente, me gusta saberlo y la marco.
  • La siguiente opción es importante tenerla en cuenta. Si activamos “Marcar esta clave como exportableestaremos permitiendo que, si deseamos o estamos en la necesidad de exportar ese certificado desde este equipo, podamos realizar este proceso.
    Se ha dado el caso de instalar el certificado de la FNMT en un PC y al no marcarlo como exportable, se queda limitado a ese equipo y a no poder trasladarlo a otro (vale, sí, con jailbreak se puede hacer, pero eso ya es más avanzado…). En mi opinión es bueno marcarlo.
  • El resto de las opciones las podemos dejar como están por defecto.

Pulsamos “Siguiente” y pasamos a la siguiente pantalla.

Dejamos marcada la opción que nos ofrece por defecto. Dejamos que selecciones automáticamente el almacén de certificados. Pulsamos “Siguiente

Llegamos a la última pantalla y pulsando en “Finalizar” hemos terminado el proceso.

Con esto hemos importado el certificado digital de la manera más sencilla.

Otro método de importación

Otra manera de lanzar el asistente de importar certificados es desde el Gestor de certificados, que ya vimos arriba cómo se abría.

De manera rápida: si en el panel de la izquierda nos situamos encima de “Personal” -> “Certificados” y pulsamos con el botón derecho del ratón, se nos abrirá el menú contextual. Allí nos vamos “Todas las tareas” -> “Importar“.

Esto nos lanza el mismo asistente de importación que el que hemos visto haciendo doble clic sobre el certificado.

Preguntas habituales

Qué es un certificado digital

En primer lugar, es un medio por el que podemos identificarnos. Permite ante terceros, como pueda ser la Administración, que sepan de manera verificada que somos quien decimos ser.  Los emitidos por la FNMT, tienen la misma validez que presentar el DNI o el pasaporte.

En segundo lugar, mediante la clave publica, permite encriptar las comunicaciones para que no se pueda leer su contenido a no ser que se disponga de dicha clave pública.

Y, en tercer lugar, si se usa también la clave privada, permite firmar documentos digitales, como un documento PDF u online, como por ejemplo ante la Administración.

Seguridad con los certificados digitales

Si hablamos de la parte más delicada en términos de seguridad, que sería la firma electrónica, la comunicación se realiza protegiéndola con dos claves (dos contraseñas): la clave privada y la clave pública.

La información se envía con las dos claves. La clave pública la conocen los dos extremos: el emisor y el receptor, pero la clave privada sólo el receptor, de manera que sólo él puede leerla.

Comunicación con clave pública y clave privada
Comunicación con clave pública y clave privada

Por poner un ejemplo con algo que todos conocemos: si imaginamos que enviamos la información cerrada con un candado de los de clave numérica, el emisor sólo conoce los dos primeros números de la clave y el receptor conoce toda la clave, los dos primeros y los siguientes, con lo que sólo el puede abrir el cierre del candado.

Para la identificación interviene un tercero, que es quien emite el certificado, quien lo valida y certifica. En el caso de España, el principal y más habitual es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (la FNMT para los amigos).

¿Qué diferencia hay entre certificado digital y certificado electrónico?

Ninguna, son términos equivalentes.

¿Es lo mismo la firma electrónica y el certificado digital?

Para nada. Como hemos visto antes, para poder firmar electrónicamente necesitamos un certificado digital con clave privada, que nos identifique.

El poder firmar electrónicamente un documento o una comunicación es una de las cualidades del certificado digital.

Todas estas cuestiones son habituales en nuestro trato con empresas y trabajadores autónomos, así que espero que este artículo aclare la mayor parte de las dudas que puedan surgir.

Hasta la próxima.

Qué es el modo incógnito o InPrivate de los navegadores

Qué es el modo incógnito o InPrivate de los navegadores

Esta función recibe distintos nombres en función del navegador, incógnito o InPrivate, pero su utilidad es la misma: Al cerrar el navegador borra las cookies que se hayan cargado durante la sesión, el historial, el caché, las contraseñas y los datos de formularios de esta navegación.

Internet

El motivo más habitual para usar este modo es por el acceso a sitios web, que se realizan habitualmente desde el ordenador o computadora personal, pero que por algún motivo puntual se va a realizar desde otro equipo del que no es propietario. Como pueda ser acceder a Internet desde un equipo público o desde un equipo que no es nuestro.

Qué nombre reciben en cada navegador

El mismo tipo de acceso a Internet recibe nombres distintos en función del navegador que estemos usando. Si estamos usando un equipo que no es el nuestro y el navegador que tiene instalado no es al que estamos habituados, bueno es saber qué nombre recibe y dónde lo podemos encontrar.

Según el navegador recibe distintos nombres:

  • Google Chrome: Nueva ventana de incógnito.
  • Microsoft Edge: Nueva ventana de InPrivate.
  • Mozilla Firefox: Nueva ventana privada.
  • Opera: Nueva ventana privada.
  • Brave: Ofrece dos modos, Nueva ventana privada y Nueva ventana privada con Tor.

Como abrir ventanas en modo incógnito, InPrivate o seguro

En el menú de aplicación de cada navegador encontramos en la tercera opción el inicio de una nueva ventana con este modo.

¿Qué es la ventana de incógnito? – Google Chrome

En el caso de Google Chrome, El menú de personalización está en la esquina superior derecha identificado con tres puntos verticales

Una vez que se abre el menú, escogemos la tercera opción: “Nueva ventana de incógnito”.

Google Chrome modo incógnito

¿Qué es la ventana de InPrivate? – Microsoft Edge

En el navegador de Microsoft, el menú se llama “Configuración y más” y se encuentra igualmente en la esquina superior derecha, identificado por tres puntos horizontales.

De igual manera, una vez abierto, escogemos la tercera opción “Nueva ventana de InPrivate”.

También podemos iniciarlo, igual que con el navegador de Google con la combinación de teclas Control + Mayúsculas + N

Microsoft Edge modo InPrivate

¿Qué es la ventana privada? – Mozilla Firefox

En Mozilla Firefox, la tercera opción del menú de la aplicación, que es el que tiene tres rayas apiladas verticalmente en la parte superior derecha del navegador, está nombrada como “Nueva ventana privada

Podemos iniciarla también con la combinación de teclas: Control + Mayúsculas + P

Mozilla Firefox modo privado

¿Es privada la navegación de incógnito?

Según el estudio del navegador DuckDuckGo de 2017, menos de lo que la mayoría de la gente piensa.

Según este estudio, el resultado del cuestionario realizado en EEUU, el 46,1% de los usuarios lo ha utilizado alguna vez y de ellos el 66% ha sobrevalorado la privacidad de la navegación. Veamos porqué.

Al cerrar una ventana que se encuentra en modo incógnito, InPrivate o privada se eliminan bastantes de los elementos que puedan verificarse posteriormente en el equipo local y que sirvan para conocer qué páginas se han visitado o qué consultas se han realizado. Pero solamente en el equipo local.

Estas otras cuestiones se deben tener en cuenta:

  1. La dirección IP desde la que navegamos y las de los sitios que visitamos pueden ser registradas por los operadores de internet por los que pase la comunicación.
  2. Los servidores web de los sitios que visitamos registran cada petición que se realiza, tanto de páginas como de imágenes y desde qué dirección IP se realizan.
  3. Si el acceso se realiza desde un centro de trabajo o educativo, es posible que registren también las direcciones a las que se acceda y desde dónde.
  4. Las descargas de archivos que realicemos en modo incognito no se eliminan, permanecen igualmente.
  5. La navegación privada no protege contra virus y malware. Sólo el sentido común o un buen antivirus lo hacen.
  6. Las cookies no son el único método de rastreo. El modo privado sólo elimina estas últimas. Tanto Chrome como Edge al iniciar una ventana privada ofrecen la opción de bloquear las cookies de rastreo, pero esto no es una garantía absoluta.

Y hasta aquí nuestra aportación, esta vez en el modo incógnito o InPrivate de los navegadores.

Cómo formatear un disco duro externo

Cómo formatear un disco duro externo

Hay diversas razones por las que podemos necesitar, en un momento dado, volver a formatear un disco duro externo o formatear un pendrive, que para el caso es lo mismo:

  • Puede que contenga información que ya no necesitemos y este procedimiento sea más rápido que borrar los archivos y carpetas una a una.
  • Necesitamos acceder al disco duro externo tanto desde Windows como desde un Mac indistintamente.
  • Creemos que contiene archivos con virus y ante la duda vemos más seguro formatear la unidad externa.
  • Algún error ha dañado el volumen lógico, la unidad ha quedado inaccesible y la única manera de poder volver a usarla es dándole formato nuevamente.

En este artículo en Pymecity te explicamos cómo realizar el formateo de un disco duro externo de la manera más sencilla y habitual. Hay otras maneras de dar formato a una unidad en Windows, pero en general, son necesarias en casos particulares y muy concretos.

Este es el proceso más normal y genérico de dar formato a un disco o un pendrive.

Cómo formatear un disco duro externo

Formateo fácil en Windows de un disco duro externo

Acceder a la ventana de formatear una unidad de disco externa es sumamente sencillo.

Para ello abrimos el Explorador de archivos, bien desde el menú de Windows en el apartado de Sistema de Windows o bien accedemos a él en el icono de la carpeta amarilla que tenemos por defecto en la barra de herramientas en la parte inferior del escritorio.

Localizamos la unidad que queremos formatear y la seleccionamos situándonos sobre ella.

 Al pulsar sobre la unidad con el botón derecho del ratón se desplegará un menú contextual.

Veremos que una de las opciones que nos ofrece es Formatear…

Formatear un disco duro externo

Pulsamos sobre ella y nos abrirá la ventana de dar formato a la unidad.

La ventana de formato de disco duro

Si pulsamos sobre el botón Iniciar comenzará el formato rápido de la unidad.

Esta es la opción más habitual y normalmente no necesitaremos cambiar ninguna de las configuraciones por defecto.

Pero en ocasiones sí necesitaremos cambiar alguno de estos valores predeterminados. Te explicamos en Pymecity cuáles son y en qué ocasiones tendremos que escoger otros valores.

Opciones de formato

Cómo hacer el disco visible en macOS 11 o anteriores

El tipo de sistema de archivos por defecto de Windows es NTFS.

Se puede usar en casi cualquier tipo de equipo y sistema operativo, excepto en los equipos Mac.

MacOS versión 11 y anteriores sólo soportan los formatos FAT, el antiguo sistema de archivos de MS-DOS que sólo soporta tamaños de volumen hasta 32 GB y el más moderno exFAT.

Si desplegamos la opción de Sistema de archivos dentro de la misma ventana de formato, nos ofrecerá además del formato por defecto NTFS, también el formato exFAT.

Debemos seleccionar el formato exFAT para tener compatibilidad con macOS.

Elegir sistema archivo en el formateo

Cómo optimizar el formato para archivos grandes o muy pequeños

Cuando se almacena un archivo en un disco duro, éste se divide en bloques de un tamaño determinado.

El Tamaño de la unidad de asignación determina el tamaño que tendrán esos bloques de almacenamiento.

Por defecto nos ofrece bloques de 4096 bytes.

Esto quiere decir que, si almacenamos un archivo de 10 bytes de tamaño, realmente ocupará en el disco duro 4096 bytes. Y si almacenamos un archivo de 6000 bytes ocupará dos bloques de 4096 bytes, es decir 8192 bytes.

En general lo más sensato, salvo que tengamos claro lo que hacemos, es dejar el valor por defecto que nos proponga Windows.

Utilizar valores mayores tiene sentido solamente cuando la gran mayoría de los archivos sean de tamaño grande, como películas de video, discos completos de música o fotografías en formato RAW, de manera que un archivo ocupe un menor número de bloques y por lo tanto tengamos menos probabilidad de fragmentación en el almacenamiento.

Por el contrario, escoger un tamaño menor de bloque tiene sentido si el disco duro externo va a almacenar fundamentalmente archivos muy pequeños, menores del tamaño de bloque que nos ofrece. De manera que se optimice el uso del disco.

Pero, repito, salvo que lo tengamos muy claro, lo mejor es dejar en este caso los valores por defecto que nos ofrezca Windows.

Elegir el tamaño de asignación en el formateo

Dar formato rápido o no

Si damos formato rápido al disco, se creará la estructura lógica del sistema de archivos, pero no se verificará el estado físico del disco.

Tampoco inicializará cada sector del disco, manteniendo los datos que hubiera originalmente, de manera que, con software especializado, con suerte, sería posible recuperar información después del proceso de formato.

Si queremos asegurarnos de que se inicializan los sectores del disco y por lo tanto se comprueba su estado, debemos desmarcar la opción de Formato rápido.

Tardará bastante más tiempo el proceso, pero se realizarán esas tareas.

Cambiar la etiqueta al disco duro

Una opción interesante es personalizar la etiqueta del disco con el texto que queramos, de manera que cuando lo veamos en el Explorador de archivos podamos diferenciarlo de otros discos duros externos y hacernos una idea del tipo de contenido que contiene.

Cómo abrir el símbolo del sistema en Windows 10

Cómo abrir el símbolo del sistema en Windows 10

Ya sea porque tenemos la necesidad de ejecutar comandos de Windows sencillos o porque es el entorno de ejecución que conocemos, en ocasiones necesitamos abrir el Símbolo del sistema.

Como está en proceso de ser sustituido actualmente resulta bastante más complicado encontrar la manera de ejecutarlo.

Te explicamos tres métodos para hacerlo.

Símbolo del sistema

Abrir Símbolo del sistema desde el menú Inicio

Este es probablemente el sistema más sencillo para alguien acostumbrado a usar el menú Inicio, aunque se tarda un poco más en localizarlo que con los otros procedimientos.

  1. Abrimos el menú Inicio de Windows, el icono con el logotipo de la marca en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
  2. Vamos al grupo de la letra S y allí encontraremos la carpeta Sistema de Windows.
  3. Al desplegarla encontramos el acceso a Símbolo del sistema.
Símbolo del sistema desde el menú Inicio

Abrir Símbolo del sistema desde Ejecutar

Este es uno de los métodos rápidos cuando se conoce como abrir la ventana Ejecutar.

  1. Una vez que tenemos el cuadro de texto de Ejecutar, tecleamos cmd y a continuación el botón Aceptar.
  2. Listo, se nos abrirá la ventana de Símbolo del sistema.
Símbolo del sistema desde Ejecutar

Abrir Símbolo del sistema desde Buscar

Quizás el procedimiento más rápido de todos.

  1. A la derecha del icono del menú Inicio encontramos la lupa de Buscar.
  2. Podemos encontrarnos un cuadro de texto para buscar o la lupa solamente, en cuyo caso hacemos clic sobre ella para desplegar la búsqueda.
  3. Tecleamos símbolo del sistema y la primera opción que nos ofrezca será el acceso que necesitamos, lo seleccionamos y listo.
Símbolo del sistema desde Buscar

Aunque este elemento de Windows que anteriormente se conocía como “Interprete de comandos” lleva con nosotros desde las primeras versiones del sistema operativo, deberíamos acostumbrarnos a usar su mucho más potente heredero PowerShell. En otra ocasión hablaremos de él.  

Cómo abrir la ventana Ejecutar

Cómo abrir la ventana Ejecutar

La ventana de Ejecutar de Windows nos permite lanzar aplicaciones o comando de manera muy rápida. Si no conoces cómo hacerlo o quieres aprender algún sistema nuevo, te explicamos cómo hacerlo.

Hay varias razones por las que es importante conocer este sistema, estas son las principales:

Ventana Ejecutar
  • Ejecutar aplicaciones de las que conocemos el nombre del ejecutable y de las cuales no hay entrada en el menú ni ningún acceso directo.
  • Ejecución rápida de aplicaciones conocidas
  • Poder ejecutar aplicaciones con parámetros. Esto no sería posible desde un acceso de menú o desde un acceso directo.

Aquí te explicamos tres métodos para abrir la ventana de Ejecutar desde el más sencillo al más rápido:

Abrir la ventana de Ejecutar desde el menú Inicio

  1. Hacemos clic en el menú Inicio de Windows 10 con el botón de la derecha del ratón.
  2. Entre las últimas opciones del menú que se despliega, encontraremos Ejecutar.
  3. La seleccionamos y ya tenemos la ventana abierta.
ejecutar desde menú de Windows

Abrir la ventana de Ejecutar desde Buscar

  1. A la derecha del icono del menú Inicio de Windows 10, encontramos el icono o el cuadro de texto de la búsqueda de Windows.
  2. Tecleamos en el cuadro de texto de búsqueda ejecutar.
  3. El primer resultado que nos muestre será el de Ejecutar.
  4. Lo seleccionamos y nos abrirá la ventana que buscamos.
ejecutar desde buscar

Abrir la ventana de Ejecutar con combinación de teclas

Quizás el método más complicado, pero también el más rápido de los tres.

  1. Pulsamos simultáneamente la tecla con el símbolo de Windows y sin dejar de presionarla pulsa a la vez la tecla de la letra R. Mira la imagen de abajo y veras la distribución de teclado con las teclas que indico.
  2. Se abrirá la ventana de Ejecutar sin más pasos.
Tecla Windows + R

En más de una ocasión necesitaremos usar esta opción de Windows. Si no la conocías, seguro que alguna vez la necesitaras y ya sabes cómo abrirla.

Introducción a las copias de seguridad – Parte 1

Introducción a las copias de seguridad – Parte 1

Cuando hablamos de copias de seguridad, lo primero que nos viene a la cabeza es salvaguardia de información, pero en realidad es sólo una parte, una pequeña parte.

En realidad, estamos hablando de productividad. Desde el punto de vista de un autónomo o una pyme, hablamos de continuidad de negocio, de poder seguir trabajando ante un fallo de algún tipo.

Veremos una aproximación a los backup o copias de seguridad, que es lo mismo, pero desde un punto de vista práctico.

Copias de Seguridad Windows 10
Copias de seguridad

Vamos a tratar los conceptos principales, qué solucionan y qué riesgos tienen cada uno.

Al describirlos, finalmente, añadiré los nombres y siglas que los definen. Más que nada para que cuando se vean en la documentación de un producto de backup, se sepa de que están hablando.

Tampoco voy a entrar en este post en todos los conceptos, tipos y áreas a salvaguardar, sino que lo abordaré desde una perspectiva bastante general.

Bien, pues vamos al lío.

Qué es una copia de seguridad

En nuestro trabajo diario, ya seamos una pyme o un autónomo, obtenemos información, como pueden ser, por ejemplo, los datos de un cliente para cumplimentar su ficha, o datos de artículos con características y precios.

Esos datos los almacenamos en alguna aplicación como puede ser un programa de facturación, un ERP, en una hoja de cálculo, etc. para después recuperarlos y utilizarlos en algún proceso como puede ser realizar una factura, que al final nuevamente almacenamos en el disco duro.

Esta parte de nuestro trabajo, de nuestra productividad. La que hace referencia a esa parte de negocio que queda almacenada en un disco duro es la que necesitamos salvaguardar para poder continuar produciendo.

Esto es lo que protegemos con una copia de seguridad. Nuestros datos se almacenan en un aparato, normalmente el disco duro de un PC y por desgracia todos los dispositivos tarde o temprano se averían, o se borra información por error, o quedan inaccesibles por un software malintencionado.

Lo último que queremos es que cuando eso ocurra no tengamos esa información a buen recaudo en otro sito. En eso consiste un backup o copia de seguridad, en proteger la continuidad del negocio.

Por qué hacer copias de seguridad

Recuerdo el caso de una empresa que había perdido todos los datos, en ese caso por un virus del tipo ransonware.

No podían llamar a clientes porque no tenían sus teléfonos, tampoco sabían lo que habían facturado, no disponían de los precios de venta de los artículos, ni podían calcular los impuestos. Una situación en la que es mejor no pensar.

Para evitar eso, la única solución es tener copia de seguridad y no sólo una como veremos después.

De qué hacemos copias de seguridad

De todo aquello que no podamos reconstruir nuevamente. Así de sencillo.

El sistema operativo del ordenador, por ejemplo, Windows 10, se puede reinstalar, luego no es problema.

Los programas de los que tengamos medios de instalación, tampoco.

Pero sí de los datos que utilizan esos programas, de las bases de datos de las aplicaciones como un ERP o un software de facturación.

Los archivos de datos de las aplicaciones de correo, como los .PST de Outlook

Los documentos de ofimática, como documentos de Excel, Word, PowerPoint, Access, etc.

Los archivos de configuración de las aplicaciones.

Muy importante: los certificados.

Las fotografías y vídeos.

En general hay que averiguar dónde guarda la información cada aplicación que usemos y tenerla en cuenta para la copia de seguridad.

Dónde hacer las copias de seguridad

Aquí hay varias opciones:

  • A un disco duro externo.
  • A un sistema de discos en red. Se conocen como NAS.
  • A un almacenamiento en la nube.
  • Si son pocos datos, a unidades de memoria o pendrives.
  • En definitiva, a cualquier sistema de almacenamiento externo al disco duro donde estén los datos y que sólo tengamos acceso nosotros, que no sea un almacenamiento público o que no cumpla por ejemplo con la ley de protección de datos.

Cuantas copias de seguridad hay que hacer

Aquí casi todo el mundo falla. Son cómo mínimo tres:

  • A dos dispositivos distintos externos al equipo. Por ejemplo, a un NAS y a un disco externo USB.
  • Además, a un almacenamiento externo a la empresa. Puede ser un almacenamiento en cloud o un disco externo USB que almacenemos fuera del negocio.

La idea detrás de este sistema es que si falla la unidad de backup cuando tengamos la necesidad de recuperar una copia siempre tengamos una unidad alternativa.

La unidad externa cubre la eventualidad de una catástrofe como un incendio o un robo.

Cuánto se tarda después de un fallo en volver a estar productivo

Aquí hay que preveer cuánto tiempo de inactividad podemos permitirnos.

O, dicho de otra manera, que los costes del método de recuperación que hayamos creado sean inferiores al coste de inactividad.

Si gastamos 100 euros en los medios de seguridad y esos medios tardan en recuperar la información 6 horas, pero el coste de inactividad de esas 6 horas es de 500 euros, entonces hemos hecho un mal negocio.

Tenemos que averiguar cuánto tiempo llevará sustituir el medio de almacenamiento dañado, por ejemplo, el disco duro del PC y cuánto tiempo llevará recuperar la copia de seguridad (un poco de siglas, esto se conoce como RTO).

Con ello podremos hacernos una idea del impacto en nuestro negocio de ese tiempo de inactividad.

Cuanta información se pierde

La mala noticia es que salvo que hayamos implementado un sistema a prueba de fallos, siempre se perderá algo de información.

Podemos perder datos hasta la última copia de seguridad realizada correctamente.

Si hacemos copias diarias y estas se hacen correctamente, en el peor de los casos podemos perder la información de un día.

Si las copias se realizan semanalmente, podría ser de hasta una semana.

Nuevamente, tendremos que hacer cálculos y ver en costes de medios de backup y de productividad cuánto dinero conlleva volver a introducir la información perdida y cuánto es aceptable no poder recuperar.

Estos costes y este tiempo, tenemos que añadirlo a los anteriores de recuperación. Este concepto lo verás en las especificaciones de backup como RPO.

Este post sirve como una primera aproximación a qué debemos tener en cuenta a la hora de hacer copias de seguridad, pero sobre todo qué riesgos corremos por no hacerlas.

En un próximo artículo veremos que métodos y políticas existen y qué implica cada una.

De momento y aunque es una solución sencilla, si no estás haciendo copias de seguridad, en este post te explicaba cómo hacer copias de seguridad en Windows 10.

Si estás interesado, en Incibe: https://www.incibe.es/, tienes mucha e interesante información al respecto.

De momento, nada más, como siempre, espero que este post os haya sido de ayuda para aclarar las ideas acerca de la importancia de la copia de seguridad, con los riesgos que supone no tenerla y con la tranquilidad que conlleva saberla a buen recaudo.

Hasta otra!.